Mails, messages et activités
Communiquer dans Odoo
- Le Chatter et l'option "S'abonner"
- Activités
- Permettre de planifier des activités sur les utilisateurs internes par défaut
- Transformer le champ "summary" en menu déroulant
- Créer une activité
- Gérer ses activités
- Gérer les types d'activité et automatiser la planification
- Emails
Le Chatter et l'option "S'abonner"
Le chatter est présent dans beaucoup de vues d’Odoo.
Il se trouve par exemple au dessous de la fiche d'un article, d'un bon de livraison ou encore d'un devis et il permet d’avoir un historique de tout ce qui concerne ce qui s'y trouve au dessus.
Ainsi, en dessous du document sur lequel vous voulez interagir, vous verrez tout l’historique des actions liées au document (création, changement de statut, e-mails échangés…).
Enregistrer une note
Les notes internes servent à noter des informations pertinentes mais aussi à interagir avec d'autres utilisateurs internes, en utilisant le @ dans le texte de votre note interne.
Par exemple :
@virginie@macompagnie.com, peux-tu vérifier cela avec le client, stp ?
Cela aura pour effet d’envoyer un courriel avec ce contenu à la personne taguée grâce au “@”.
La personne doit bien sûr avoir configuré dans ses préférences l’option de recevoir tous les messages et notifications.
Vous pouvez également ajouter une ou plusieurs pièces jointes (logo du trombone) ainsi que des émoticônes :
Envoyer un message
Il est possible, si un serveur mail sortant est configuré, d'envoyer des mails depuis les vues Odoo. Le mail envoyé le sera à toutes les personnes abonnées à cette vue.
En cliquant une première fois sur "envoyer un message" vous avez la possibilité d'envoyer rapidement votre mail. En cliquant sur le trombone, il est possible d'ajouter une pièce jointe.
En cliquant sur le l’Icône désignée par la flèche, vous ouvrez un composeur de mail plus complet, permettant de mettre en forme le mail, d'intégrer des images dans le texte, d'ajouter des destinataires ou d'utiliser un modèle de mail pré défini.
ATTENTION les destinataires seront mis comme abonnés à la vue
S'abonner
Afin de suivre un objet en particulier (un client, une demande, une opportunité..); il est possible de s’y abonner.
-
- Vous pouvez vous abonner vous-même en cliquant sur suivre.
- Ou vous pouvez abonner d’autres personnes
- Cliquez sur l'icône ci-dessous et cliquez sur "ajouter des abonnés"
Une fenêtre s'ouvre
Ces personnes pourront choisir elles-mêmes ce qu’elle veulent suivre comme informations en cliquant sur le bouton bleu “Abonné” depuis leur login
A chaque événement sélectionné dans cette liste, la personne recevra un mail (à condition que dans ses paramètres d’utilisateurs disponible dans son profil, elle ait précisé qu’elle voulait bien recevoir toutes les notifications par mail).
Activités
Permettre de planifier des activités sur les utilisateurs internes par défaut
Le module mail_activity_filter_internal_user permet de planifier des activités sur les utilisateurs internes par défaut.
En effet, quand une nouvelle activité est créée, elle peut-être assignée à un utilisateur ou une utilisatrice. Le module permet de filtrer la liste pour n'afficher que les utilisateurs ou utilisatrices internes.
Transformer le champ "summary" en menu déroulant
Le module mail_activity_summary_model transforme le champ "summary" des activités en menu déroulant.
Créer une activité
Sur tous les objets Odoo il est possible de créer des activités. Pour cela, depuis le chatter d'une vue objet, cliquez sur "Activité"
Cela ouvre un wizard permettant de définir
- le type d'activité
- le résumé
- une note
- la date d'échéance
- l'utilisateur.ice à qui attribuer la tâche
L'activité se met ensuite dans le chatter, d'où il est possible de la marquer comme terminée, de l'éditer ou de l'annuler.
Gérer ses activités
L'ensemble des activités attribuées à l'utilisateur.ice est repris dans la barre de menu, sur le logo "horloge".
Par flux, se retrouvent les différentes tâches ainsi que leur statut (en retard, aujourd'hui, à venir).
En cliquant sur un des flux, un tableau de bord de ces tâches s'ouvre.
Gérer les types d'activité et automatiser la planification
Pour configurer les types d'activités allez dans Paramètres < Technique < "Type d'activités" et cliquez sur "Créer" ou sur un type existant pour le modifier.
Paramètres par défaut
Il est possible de n'utiliser ce type d'activité que dans un modèle particulier, par exemple contact, ainsi que de définir des paramètres par défaut
- utilisateur.ice
- résumé
- note
Automatisation
Le champ "action" ainsi que la partie "activité suivante" permettent de gérer une forme d'automatisation des tâches. 
Il y a plusieurs types d'action :
- "aucun", le champ "type de chainage" peut être rempli pour qu'une activité terminée engendre la création d'un autre type d'activité ou la suggère. Par exemple, un coup de téléphone pourrait déboucher sur un email, quatre jours plus tard.
Il est possible de planifier l'activité suivante soit après la date de fin de l'activité précédente, soit après la date d'achèvement.
-
"télécharger un document", un bouton "télécharger un document" est disponible sur l'activité une fois créée.
- "appel téléphonique", un bouton "ouvrir le calendrier" est disponible dans le wizard à la création de l'activité, en plus des autres champs.
- "rendez-vous", un bouton "ouvrir le calendrier" est disponible dans le wizard à la création de l'activité
Dans les trois dernier cas, il est également possible de prévoir l'activité suivante.
Emails
Introduction aux mails dans Odoo
Odoo peut-être utilisé pour envoyer des mails depuis différents objets (contacts, factures...).Pour cela, un serveur mail doit être configuré.
Lorsque des mails sont envoyés via Odoo, par exemple un bon de commande ou une facture (via des boutons “Envoyer par courriel” sur ces objets), l’email est envoyé au destinataire.
Dans la zone en bas de la facture ou du bon de commande (le Chatteur), le contenu de votre message apparaît.
L’expéditeur qui apparaît dans la boite mail correspond au login de l’utilisateur qui a envoyé le mail.
S’il n’y a pas de configuration de “mail catcher”, si le client répond au mail, sa réponse arrivera dans la boîte mail liée à l'adresse mail renseignée dans Odoo pour l'utilisateur qui a envoyé le mail. Il n’y aura pas de suivi dans Odoo.
Si un “mail catcher” a été configuré comme serveur de courriel entrant dans votre Odoo, les réponses de vos clients ou de vos collaborateurs à des emails envoyés depuis Odoo se retrouveront dans Odoo.
Dans ce cas, lorsque le client répond à l’email, le mail est renvoyé à une adresse mail générique de type “mailcatcher@monentreprise.com”.
Odoo va récupérer les emails qui arrivent sur cette boîte mail de manière régulière (via un système automatique appelé CRON). Odoo va faire apparaître le message dans le Chatteur de l’objet correspondant.
Vous pourrez aussi avoir une vue sur tous les messages qui vous sont destinés à côté de votre nom d’utilisateur :
En cliquant dessus, vous aurez le contenu des messages et vous pourrez cliquer sur le nom du document lié à ces messages. Cela ouvrira le document et vous pourrez voir tous les échanges.
C’est donc ainsi que des échanges peuvent se faire au sujet d’un document (bon de commande, facture) et tout l’historique se trouve en-dessous du document en question.
Quand un de vos clients répond à un mail dont vous êtes l’auteur via Odoo, vous recevrez une notification par mail si vous avez bien cochez dans vos préférences la case “Tous les messages”.
Configuration d'un serveur de courriels entrants - Mailcatcher
Créer une adresse
Le client doit créer une adresse Mailcatcher qui récoltera les mails renvoyés vers Odoo et les dispatchera vers les objets correspondants (les bons de commande, facture…).
Configurer le mailcatcher
Une fois cette adresse créée,
- Allez dans Odoo dans le menu Configuration<Technique< Serveurs de courriels entrant
- Et appuyez sur "Créer"
- Remplissez les informations suivantes ;
-
- Adresse mail
- Hostname / Adresse du serveur
- Type de serveur (IMAP ou POP)
- Port
- Utilisateur
- Mot de passe
- Port
- Protocole (SSL/TLS)
Dans l'onglet "Avancé", des options supplémentaires sont disponibles :
- Conserver l'original : le mail d'origine sera ajouté en pièce jointe dans le chatteur et conservé. Cela double la taille de la base de données liée aux messages reçus.
- Conserver les pièces jointes : les pièces jointes des mails entrants seront conservées.
- Allez dans les paramètres systèmes. Dans le menu Configuration < Technique < "Paramètres" < Paramètres systèmes.
- Modifiez le paramètre “mail.catchall.alias” en indiquant la valeur = nom de l’adresse mail que vous avez créé plus haut comme mailcatcher.
- Créez un nouveau paramètre
- Clé = mail.catchall.domain
- Valeur = nom de domaine de l’adresse mail
Configuration d'un serveur de courriels sortant
Créer une adresse
Odoo ne fournissant pas de serveur mail, vous devez créer une adresse mail à partir de laquelle les mails seront envoyés depuis Odoo.
Configurer le serveur
Une fois que cela est fait, allez dans le menu Configuration < Technical < "Outgoing mail server".
- Remplissez les champs :
- Description : Nom pour désigner ce serveur.
- Priorité : Mettre à 1 permet de gérer lorsqu’il y a plusieurs serveur, l’ordre dans lequel ils sont utilisés.
- Hostname / Adresse du serveur = serveur SMTP par exemple
- Type de sécurité : en principe SSL
- Port : si pas précisé, ce sera le port par défaut qu’Odoo mettra quand on aura sélectionné la sécurité SSL
- Nom d’utilisateur : nom de l’adresse mail
- Mot de passe
Gérer les modèles de mails
Certains mails sont automatiquement envoyés aux partenaires lors de certaines actions (ex. Cooperators, validation d’une demande de souscription) et d’autres sont proposés (ex. Envoi d’une facture) comme template.
Pour accéder à la liste des templates disponibles,
Adapter ou traduire un template existant
Vous pouvez adapter ou traduire un template existant.
Cliquez sur le template que vous souhaitez modifier.
Vous pouvez adapter directement dans le mail.
Attention : les caractères spéciaux renvoient à des objets d'Odoo qui seront liés à la personne à qui est envoyé le mail. Les if-else/end permettent d'envisager plusieurs cas de figure. Nous conseillons de ne pas modifier ces caractères.
Afin d'avoir une vue sur la mise en page, en mode débug, vous pouvez cliquer sur l'icone </>.
Dans la version 16, pour avoir accès à cette vue, il faut double cliquer sur une partie du texte et puis sur l'icône. 
Pour sortir de la vue, cliquer sur l'icône. 
Pour gérer les traductions, vous pouvez cliquer sur l'icône ci-dessous (une icône de langue chinoise ou une icône d'une petite planète en version 16).
Pour chaque langue, il faudra adapter la traduction, en faisant attention à la mise en page.
Il est impératif de ne pas toucher aux termes sources.
Créer un nouveau template
Pour créer un nouveau template, cliquez sur créer.
Il est possible depuis cette vue de traduire un mail dans une langue déjà chargée.
Onglet contenu
- Indiquez d'abord le nom (1) du template et à quel objet (2) il s'applique dans Odoo (contact, facture..).
Ensuite vous pouvez commencer à configurer le contenu depuis l'onglet correspondant, via l'objet du mail (3) et son contenu (4).
Pro tips : en cliquant sur </> (5 - visible seulement en mode développeur) vous pouvez voir les balises utilisées dans la mise en page.
Onglet Configuration de courriels
Cet onglet vous permet de définir notamment :
-
- l'adresse de l’expéditeur
- les personnes à mettre en copie
- l'adresse de réponse
Onglet paramètres avancés
Cet onglet vous permet de définir notamment :
-
- la langue
- le serveur utilisé pour l'envoi
- si le mail est supprimé automatiquement après envoi (il ne reste pas dans la queue des mails).
- les rapports pdf à joindre
Gérer la queue de mails
Pour voir les mails envoyés non supprimés (option à définir sur le modèle de mail) ou ceux qui n'ont pas été envoyés,
Les mails en gris sont les mails envoyés
Les mails en bleu sont les mails en cours d'envoi
Les mails en rouge sont les mails qui n'ont pas pu être envoyés.
Changer le template de mail par défaut
En mode débug, aller dans l'application Configuration <Technique<Courriels<Modèles
Sélectionner le template à mettre par défaut et repérer son identifiant via l'url.
Par exemple : https://structure.test.coopiteasy.be/web#id=10&action=108&model=mail.template&view_type=form&menu_id=4
Aller ensuite dans l'application Configuration<Technique<Séquences et identifiants< identifiants externes
Chercher les enregistrement avec le nom de Modèle qui contient "mail.template" et le module approprié.
Par exemple :
Sélectionner le bon enregistrement et changer l'id renseignée par celle récoltée précédemment.
