Gérer les Utilisateurs et les Groupes

Gérer les droits d'accès
Introduction à la configuration des utilisateurs et des groupes
Créer un profil utilisateur
Configurer des paramètres par défaut pour les utilisateurs
Réinitialiser un mot de passe
Créer un groupe personnalisé

Gérer les droits d'accès

Accéder à la liste des utilisateurs

Divers groupes de droits d’accès existent et permettent de restreindre ou non l'utilisation de certaines fonctionnalités à des profils sur votre Odoo.

Pour y accéder,

Sur la fiche de l'utilisateur, cochez/décochez les droits d'accès à modifier.

La section "Autre" reprend les groupes personnalisés que vous auriez créé, cocher la case ajoutera l'utilisateur dans les membres de ce groupe.

Droit d'accès pour l'utilisation des applications

Application Facturation

- Vous trouverez en cliquant ici les droits d'accès à sélectionner pour débloquer les fonctionnalités générales de l'application Facturation.
- Vous trouverez en cliquant ici les droits d'accès nécessaires pour la gestion des ordres de paiements lié au module SEPA.
- Vous trouverez en cliquant ici les droits d'accès nécessaires pour la gestion des relances pour les clients en retard de paiement, lié au module account_credit_control.

Application Gestion des Shifts

- Vous trouverez en cliquant ici et ici les récapitulatifs des groupes et des droits d’accès associés à l'application Gestion des shifts.

Application Easy-my Coop

- Vous trouverez en cliquant ici, les différents statuts d'utilisateurs pour l'utilisation du module de gestion de la coopérative.

Application Notes de Frais

- Vous trouverez en cliquant ici, les différents statuts d'utilisateurs ainsi que les droits d'accès pour l'utilisation du de l'application Notes de Frais.

Application Évènements

Vous trouverez en cliquant ici, les différents statuts d'utilisateurs pour l'utilisation de l'application Évènements.

Introduction à la configuration des utilisateurs et des groupes

Présentation

Le module Configuration permet de gérer les droits d’accès des utilisateurs. En fonction des différents droits, les menus disponibles ne seront pas les mêmes.

Il est possible de créer des utilisateurs pour votre application.

Attention, dans Odoo la notion de contact et d'utilisateur sont bien différents. Ainsi, par exemple, une personne s'inscrivant en ligne (via une application comme l'eCommerce ou Cooperators) créer automatiquement un profil utilisateur. Par contre, la création d'une fiche contact dans le back-end ne crée pas nécessairement un utilisateur.

Utilisateurs

Il existe plusieurs types d'utilisateurs ;

Interne

Ces utilisateurs ont accès à l’outil “back-end”, même si leurs droits d'accès peuvent être adaptés et limités.

Portail

Ces utilisateurs ont seulement accès au portail d'Odoo. Ainsi, si par exemple les modules eCommerce ou Easy-my Coop sont installés, ces utilisateurs peuvent avoir accès à leur factures ou peuvent effectuer des commandes en ligne. On parle d'utilisateur en "front-end".

Public

Les utilisateurs publics sont un statut particulier, ce sont des utilisateurs qui ne se sont pas connectés mais qui naviguent sur le portail web. Ainsi, si un utilisateur public sur le portail web accède à la boutique, rempli son panier mais sans finaliser sa commande (c'est-à-dire s'inscrire et effectuer le paiement), un "brouillon" de devis sera quand même créé dans votre Odoo lié à un utilisateur Public/anonyme.

Groupes

Lorsque vous créez des utilisateurs internes et que vous donnez exactement les mêmes droits d'accès à plusieurs utilisateurs, il peut être intéressant de créer un groupe personnalisé dans lequel les utilisateurs qui y sont ajoutés héritent des droits d'accès définit dans ce groupe (ce groupe peut également "hériter" l'accès à d'autres groupes).

Créer un profil utilisateur

Créer un utilisateur pour une personne qui n'est pas encore un contact

La création d’un utilisateur implique la création d’un contact dans Odoo. Il vaut donc mieux commencer par créer un utilisateur.

Pour créer un utilisateur,

Allez dans Configuration < Utilisateurs et sociétés < "Utilisateurs"
Cliquez sur "Nouveau"

Ou alors,

Allez dans Configuration < Paramètres généraux
Dans la section "Utilisateurs", cliquez sur "Gérer les utilisateurs"
Cliquez sur "Nouveau"

Un courriel est envoyé à la personne pour choisir son mot de passe.

La fiche utilisateur

Plusieurs types de paramètres sont à configurer sur la fiche utilisateur.

- Nom, prénom, adresse mail.
- Type d’utilisateur

- Droits d’accès

Certains modules ont des groupes déjà établis permettant l’accès ou non à certains menus.

- Paramètres techniques

Également, certains paramètres techniques peuvent ou non être activés en fonction de l’utilisateur.

- Les préférences

La langue, le pays, la signature et autre peuvent être configurés dans l’onglet préférence.

Créer un utilisateur pour une personne qui est un contact

Si un contact existe déjà dans Odoo et qu’il faut lui donner des accès, pour éviter d’avoir deux contacts à son nom, il faut donner l’accès au portail au contact, ce qui permettra de le voir dans la liste des utilisateurs après avoir enlevé le filtre “utilisateurs internes”.

Pour cela :

Allez sur la fiche contact auquel vous voulez donner les accès à Odoo
Cliquez sur le bouton "Action" < "Donner accès au portail".
Dans la fenêtre qui s’affiche, cochez la case suivante :

Mettez un message si nécessaire dans le cadre en dessous et cliquez sur "Donner l'accès”.

Allez dans Configuration < Utilisateurs et sociétés.

La personne de contact n’apparaît pas encore dans la liste qui s’affiche. Vous devez désactiver le filtre “Utilisateurs internes” :

Faites une recherche sur le nom de la personne et sélectionnez-la.

Pour tout nouvel utilisateur, on donne un mot de passe aléatoire (avec un générateur de mot de passe). Le login correspond à l’adresse email. Chaque utilisateur est ensuite responsable de le modifier.

Si vous souhaitez donner un accès à la base de données (utilisateur interne), une dernière étape est nécessaire :

Dernière étape : il faut enlever l’accès au portail qui a été donné en première étape.

Ce passage par l’accès au portail (à mettre puis à enlever) permet de faire le lien entre un utilisateur et un contact existant.

Pour cela,

Activez le mode développeur.
Changez le type d’utilisateur.

Action "Dupliquer"

Cette action est pratique et permet de gagner du temps si vous devez créer une série d’utilisateurs.

Sur la fiche de l’utilisateur ouverte,

Cliquez sur le bouton “Actions” et choisissez “Dupliquer”.

Attention, ne dupliquez pas un user existant. Créez d’abord votre premier utilisateur et seulement après, dupliquez-le.

Vous pouvez définir un type d’utilisateur

- Interne
- Portail
- Public

Les accès de chacun des utilisateurs aux différentes applications est également modifiable. Pour chaque application un groupe défini les accès.

Configurer des paramètres par défaut pour les utilisateurs

Si vous voulez que les utilisateurs créés par défaut aient certaines caractéristiques, il y a plusieurs moyens de le faire.

Option 1 : via le sous-menu Technique

Pour cela :

Activez le mode debug.
Allez dans Configuration < Technique < "Actions" < Paramètre par défaut de l’utilisateur.
Cliquez sur le bouton “Créer”.

Cliquez sur le champs “field”.

Groupez les champs par objets. Cela donne, par catégorie, tous les champs qui peuvent avoir une valeur par défaut.

Par exemple, si vous voulez mettre des paramètres par défauts lors de la création de contact, il existe 151 paramètres où vous pouvez le faire.

Pour changer la langue :

Sélectionnez le champs “lang”

Vous êtes ramené à l’écran précédent.

Dans le champ “Default Value”, mettez “fr_BE” si le français est la langue par défaut.

Si vous laissez le champ “user” libre, ce sera le paramètre par défaut pour tous les utilisateurs.

Sauvegardez

Cette façon de procéder demande de connaître la valeur système des paramètres par défaut. C’est pourquoi une deuxième option, ne demandant pas de connaître la nomenclature est possible.

Option 2 : via un utilisateur défini

Il est possible de définir des paramètres par défaut, par exemple la langue utilisée lors de la création d’un contact.

Pour cela :

Activez le mode développeur.
Allez dans le module Contact et ouvrez un contact déjà encodé, ou en créez un “type”.
Cliquez sur l’icône ci-dessous dans votre fiche contact et choisissez le sous-menu < ”Valeurs par défaut”.

Une nouvelle fenêtre s’ouvre.

- Le champ “valeur par défaut” liste les valeurs inscrite sur la fiche contact remplie.
Sélectionnez la valeur choisie, par exemple la langue.
Choisissez si la valeur par défaut s’applique pour tous les utilisateurs qui créent des contacts ou seulement pour mon profil.
Enregistrez.

Vous pouvez retrouver les paramètres par défaut ainsi configurés dans Configuration < Technique < "Action" < Paramètres par défaut de l’utilisateur.

Réinitialiser un mot de passe

Via la fiche utilisateur

Il est possible pour le/la gestionnaire des utilisateurs de renvoyer un lien de réinitialisation de mot de passe, voir de le changer.

Allez dans Configuration < Utilisateurs et sociétés < Utilisateurs
Cliquez sur la fiche de l'utilisateur
Sélectionnez l'action "Modifier le mot de passe" ou cliquez sur "Envoyer les instructions de réinitialisation de mot de passe"

Depuis la page de login

Il est possible d’activer l’option pour que les utilisateurs puissent eux-mêmes réinitialiser leur mot de passe sur la page de Login.

Dans la version 16, l'option n'existe pas et la possibilité de réinitialiser son mot de passe est toujours présente depuis la page de login.

Allez dans Configuration < Paramètres généraux < "Paramètres généraux"
Cochez la case “Permettre la réinitialisation du mot de passe depuis la page de connexion” :

Ce qui ajoutera l'option "Reset Password" sur leur page d'identification.

Créer un groupe personnalisé

Si vous donnez souvent exactement les mêmes droits d’accès à plusieurs personnes au fil des mois, il peut être judicieux de créer un groupe personnalisé qui hérite des groupes habituellement attribués. Les groupes sont créés pour définir les règles des modèles dans une application.

Pour créer un groupe,

Allez dans Configuration < Utilisateurs et sociétés < "Groupes"
Cliquez sur "Créer"

Les différents onglets dans la création de votre groupe sont à compléter en cliquant sur "ajouter une ligne". Ci-dessous est illustré un exemple du groupe "Gestionnaire de vente".

- Sous Utilisateurs, vous trouverez une liste des utilisateurs actuels. Ceux qui ont des droits administratifs sont affichés en noir.

- Héritage signifie que les utilisateurs ajoutés à ce groupe d'application sont automatiquement ajoutés aux suivants. Dans l'exemple ci-dessous, les utilisateurs qui ont accès au groupe Gestionnaire de vente ont également accès à Site web/Éditeur limité et Ventes/Utilisateur : Tous les documents.

Important, n'oubliez pas de toujours tester les paramètres que vous modifiez afin de vous assurer qu'ils sont appliqués aux bons utilisateurs.

- L'onglet Menus est l'endroit où vous définissez les menus auxquels l'utilisateur peut avoir accès.

- Les règles de Droits d'accès constituent le premier niveau de droits. Le champ est composé du nom de l'objet, qui est le nom technique donné à un modèle. Pour chaque modèle, activez les options suivantes selon le cas :
  - Read : les valeurs de cet objet ne peuvent être vues que par l'utilisateur.
  - Write : les valeurs de cet objet peuvent être éditées par l'utilisateur.
  - Create : les valeurs de cet objet peuvent être créées par l'utilisateur.
  - Delete : les valeurs de cet objet peuvent être supprimées par l'utilisateur.

- Les Règles sur les enregistrements peuvent constituer une deuxième couche de règles d'édition et de visibilité. Elles écrasent, ou affinent, les droits d'accès.
  Une règle d'enregistrement est écrite en utilisant un domaine. Les domaines sont des conditions utilisées pour filtrer ou rechercher des données. Par conséquent, une expression de domaine est une liste de conditions. Pour chaque règle, vous pouvez choisir parmi les options suivantes : Lecture, écriture, création et suppression de valeurs.

Une fois que ce groupe est créé, il apparaitra sur la fiche de utilisateur, tout en bas dans la section "Autre". Vous devez être en mode développeur pour les voir affichés.

En voici un exemple fait pour la BEES coop.

Dans les cases qui s’affichent en-dessous, sélectionnez la case “[LAB] Supercoopérateur” (tout en bas à droite)

Ainsi, lorsque vous choisissez les groupes auxquels l'utilisateur peut avoir accès sous Droits d'accès, les détails des règles et des héritages de ce groupe ne sont pas affichés. La case cochée dans cet exemple, équivaut alors à l’attribution des droits suivants:

Point de vente : Responsable
Vente : voir ses propres pistes
Inventaire : User
RH : employé
+ création de contacts