Grundlegendes zur Schichtenverwaltung

Konzepte u. Begriffserklärung

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In diesem Teil werden einige Konzepte erläutert, die in dieser Anleitung immer wieder auftauchen werden.

Vorlagen/Musterwochen

Üblicherweise wird ein Monat in die vier einzelnen Musterwochen A, B, C und D eingeteilt. Für jede dieser Musterwochen können Vorlagen für feste Schichten hinterlegt werden. Hier wird z.B. definiert, welche Mitglieder in dieser Schicht arbeiten, wer Koordinator ist, wann diese Schicht startet und endet sowie die maximale Anzahl der Plätze.

Konkrete Schicht

Konkrete Schichte werden entweder automatisiert oder manuell aus den Vorlagen der Musterwochen erstellt. Eine konkrete Schicht bezieht sich genau auf ein arbeitendes Mitglied. 

Koordinatoren

Koordinatoren sind (arbeitende) Mitglieder, die eine ausführlichere Schulung erhalten haben. Sie sind für die Schicht und die Verteilung der Aufgaben zuständig. Bei einer Abwesenheit eines arbeitenden Mitglieds können Sie, je nach Kontext, die Anzahl der nachzuholenden Schichten (0, 1 oder 2) zuweisen.

Die Koordinatoren haben daher die Aufgabe, die ordnungsgemäße Erfassung der Anwesenheiten zu überprüfen und bei Abwesenheiten die notwendigen Maßnahmen zu ergreifen.

Es kommt häufig vor, dass eine Schicht keinen Koordinator hat.

Mitgliederbüro

Das Mitgliederbüro ist für die Verwaltung der Mitglieder und der Schichten verantwortlich.

Es ist das Büro, das sich mit Ausnahmen befasst und die Aufgaben übernimmt, die das Computersystem nicht bewältigen kann.

Kurzübersicht der Menüstruktur

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Menü Planung

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Das Menü Planung gibt einen Überblick über die Schichten, die auf Basis der Vorlagen/Musterwochen erzeugt wurden.

Im Menü Planung > Schichten werden in der Standardansicht die heutigen Schichten angezeigt. Sie sind nach Schichttyp sortiert. Um alle vorhandenen Schichten im System zu sehen, entfernen Sie einfach den Filter "Heute" oben rechts.

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[Screenshot-Text: Der Filter "Heute" kann mit einem Klick auf das Kreuz rechts neben dem Filter gelöscht werden]

Es wird eine Schicht pro Arbeiter angelegt. Die Schichtname lautet: [Schichtdatum] Woche A/B/C/D Wochentag (Startzeit - Endzeit) [x].

[x] ist die Schichtnummer. Bei 5 Schichten, bekommt jede Schicht die Nummer 0, 1, 2, 3 oder 4.

Menü Mitglied

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In diesem Menü können alle Mitglieder vom Typ A (arbeitenden Mitglieder) angezeigt werden.

Menü Anwesenheitszettel

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In diesem Menü können die Anwesenheitszettel mit verschiedenen Filtermöglichkeiten angezeigt werden.

Menü Vorlagen

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In diesem Menü können die Vorlagen der Musterwochen verwaltet werden und bei Bedarf daraus konkrete Schichten erzeugt werden.

Menü Status

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Über diese Menü kann der Mitgliedsstatus aller Mitglieder angezeigt werden, der Grund für Befreiungen verwaltet und das Protokoll zur Aktualisierung der Zähler angezeigt werden.

Menü Konfiguration

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In diesem Menü können die fehlenden Anwesenheitszettel für ein bestimmtes Zeitintervall erstellt werden, die Schichttage sowie die Schichttypen konfiguriert werden.

Hardware

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Die Anwesenheit von arbeitenden Mitgliedern kann mit Scannen ihrer Mitgliedsausweis unter folgenden Voraussetzungen automatisch erfasst werden:

Die Anwesenheitserfassung muss nicht über diesen Weg gemacht werden. An- und Abwesenheiten können am Ende des Tages einfach manuell auf den Anwesenheitszetteln eingetragen werden.

Installierte Module

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Die folgenden Module müssen installiert sein: 

Um die Verbindung zur Mitgliederverwaltung (EasyMyCoop) herzustellen, muss folgendes Modul installiert sein: