Schichtenverwaltung

Grundlegendes zur Schichtenverwaltung

Grundlegendes zur Schichtenverwaltung

Konzepte u. Begriffserklärung

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In diesem Teil werden einige Konzepte erläutert, die in dieser Anleitung immer wieder auftauchen werden.

Vorlagen/Musterwochen

Üblicherweise wird ein Monat in die vier einzelnen Musterwochen A, B, C und D eingeteilt. Für jede dieser Musterwochen können Vorlagen für feste Schichten hinterlegt werden. Hier wird z.B. definiert, welche Mitglieder in dieser Schicht arbeiten, wer Koordinator ist, wann diese Schicht startet und endet sowie die maximale Anzahl der Plätze.

Konkrete Schicht

Konkrete Schichte werden entweder automatisiert oder manuell aus den Vorlagen der Musterwochen erstellt. Eine konkrete Schicht bezieht sich genau auf ein arbeitendes Mitglied. 

Koordinatoren

Koordinatoren sind (arbeitende) Mitglieder, die eine ausführlichere Schulung erhalten haben. Sie sind für die Schicht und die Verteilung der Aufgaben zuständig. Bei einer Abwesenheit eines arbeitenden Mitglieds können Sie, je nach Kontext, die Anzahl der nachzuholenden Schichten (0, 1 oder 2) zuweisen.

Die Koordinatoren haben daher die Aufgabe, die ordnungsgemäße Erfassung der Anwesenheiten zu überprüfen und bei Abwesenheiten die notwendigen Maßnahmen zu ergreifen.

Es kommt häufig vor, dass eine Schicht keinen Koordinator hat.

Mitgliederbüro

Das Mitgliederbüro ist für die Verwaltung der Mitglieder und der Schichten verantwortlich.

Es ist das Büro, das sich mit Ausnahmen befasst und die Aufgaben übernimmt, die das Computersystem nicht bewältigen kann.

Grundlegendes zur Schichtenverwaltung

Kurzübersicht der Menüstruktur

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Menü Planung

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Das Menü Planung gibt einen Überblick über die Schichten, die auf Basis der Vorlagen/Musterwochen erzeugt wurden.

Im Menü Planung > Schichten werden in der Standardansicht die heutigen Schichten angezeigt. Sie sind nach Schichttyp sortiert. Um alle vorhandenen Schichten im System zu sehen, entfernen Sie einfach den Filter "Heute" oben rechts.

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[Screenshot-Text: Der Filter "Heute" kann mit einem Klick auf das Kreuz rechts neben dem Filter gelöscht werden]

Es wird eine Schicht pro Arbeiter angelegt. Die Schichtname lautet: [Schichtdatum] Woche A/B/C/D Wochentag (Startzeit - Endzeit) [x].

[x] ist die Schichtnummer. Bei 5 Schichten, bekommt jede Schicht die Nummer 0, 1, 2, 3 oder 4.

Menü Mitglied

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In diesem Menü können alle Mitglieder vom Typ A (arbeitenden Mitglieder) angezeigt werden.

Menü Anwesenheitszettel

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In diesem Menü können die Anwesenheitszettel mit verschiedenen Filtermöglichkeiten angezeigt werden.

Menü Vorlagen

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In diesem Menü können die Vorlagen der Musterwochen verwaltet werden und bei Bedarf daraus konkrete Schichten erzeugt werden.

Menü Status

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Über diese Menü kann der Mitgliedsstatus aller Mitglieder angezeigt werden, der Grund für Befreiungen verwaltet und das Protokoll zur Aktualisierung der Zähler angezeigt werden.

Menü Konfiguration

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In diesem Menü können die fehlenden Anwesenheitszettel für ein bestimmtes Zeitintervall erstellt werden, die Schichttage sowie die Schichttypen konfiguriert werden.

Grundlegendes zur Schichtenverwaltung

Hardware

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Die Anwesenheit von arbeitenden Mitgliedern kann mit Scannen ihrer Mitgliedsausweis unter folgenden Voraussetzungen automatisch erfasst werden:

Die Anwesenheitserfassung muss nicht über diesen Weg gemacht werden. An- und Abwesenheiten können am Ende des Tages einfach manuell auf den Anwesenheitszetteln eingetragen werden.

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Installierte Module

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Die folgenden Module müssen installiert sein: 

Um die Verbindung zur Mitgliederverwaltung (EasyMyCoop) herzustellen, muss folgendes Modul installiert sein:

Voraussetzungen für die Verwendung

Voraussetzungen für die Verwendung

Definition der Schichttage sowie Aufgabentypen

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Schichttage anlegen u. verwalten

Schichtverwaltung > Konfiguration > "Schichttag"

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Aufgabentypen anlegen u. verwalten

Der Aufgabentyp, der standardmäßig erstellt wird, wenn hinzugefügte Arbeiter ihren Mitgliedsausweis scannen, ist in den Moduleinstellungen konfigurierbar. Dies ist einmalig zu Beginn der Modulkonfiguration vorzunehmen.

Schichtverwaltung > Konfiguration > "Aufgabentyp"

Auf dieser Seite kannst du die benötigten Aufgabentypen definieren.

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Voraussetzungen für die Verwendung

Vorlagen der Musterwochen bearbeiten

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TODO

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Musterwochen erstellen

Beim ersten Mal müssen die 4-Musterwochen erstellt werden:

Die Reihenfolge sollte die zeitliche Abfolge der Wochen widerspiegeln. Dies ist nützlich für die automatische Generierung von Schichten.

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Die Liste der verschiedenen Wochen wird angezeigt:

Woche A
Woche B
...

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Zeitplanvorlage

In einer Musterwoche-Zeile, ein Klick auf "Schicht-Vorlage" zeigt die dazugehörige Zeitplanvorlage.

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Jede Zelle ist ein Arbeitszeitfenster.

Zeitfenster erstellen

Wenn noch nichts definiert ist, müssen die Zeitfenster nacheinander angelegt werden.

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Nach dem Speichern erscheint das Zeitfenster im Zeitplan für Woche A.

Sobald alle Zeitfenster der Woche definiert sind, müssen die Schichten für eine echte Woche erzeugt werden.

Wenn eine neue Spalte angelegt sein, wird einen neuen Tagestyp angelegt, was später zu Problemen führen wird. Achte beim Erstellen von Zeitplanvorlage darauf, dass du nur die Schaltfläche "Erstellen" verwendest.

Sonntagsschichten

In der aktuellen Version des Moduls muss eine Schicht am Sonntag im Zeitplan vorhanden sein, andernfalls geht das System davon aus, dass der Zeitplan am Samstag endet und beginnt eine Rotation auf Zeitplänen von 6 aufeinanderfolgenden Tagen. Dies erzeugt eine Verschiebung von einem Tag pro Woche.

Es ist daher notwendig, die folgende Schicht für die 4 Wochen zu erstellen:

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Voraussetzungen für die Verwendung

Link between cooperator and worker - Check the "worker" box

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Wenn das Easy My Coop-Modul installiert ist, wird automatisch eine Verbindung zwischen der Zeichnung eines Genossenschaftsanteils und der Tätigkeit als Arbeiter hergestellt.

 

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Die Verbindung zwischen EMC und das Shift Management erfolgt über das Modul beesdoo_easy_my_coop.

Wenn dieses Modul installiert ist, kann das Kontrollkästchen "Arbeiter" nicht manuell aktiviert werden. Zukünftige Arbeiter müssen Mitglieder sein.

Wenn dieses Modul nicht installiert ist, kann das Kästchen "Arbeiter" manuell aktiviert werden.

Beachte, dass es im Moment einen kleinen Fehler gibt: die Kontrollkästchen Arbeiter setzt nicht automatisch das Feld Arbeiter/Eater auf Arbeiter und Eater (was der Fall sein sollte). Du muss es also von Hand machen.

Bitte beachte, dass ein minderjähriges Mitglied nur ein "Eater" sein darf.

Voraussetzungen für die Verwendung

Define the status of the cooperator / worker

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Wenn du genügend Zugriffsrechte hast, ist es möglich, eine Übersicht über alle Arbeiter, ihre Zähler und andere Informationen, die für die Schichtverwaltung benötigt werden, zu erhalten.

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Im Teil "For testing purpose only" kannst du das Ergebnis verschiedener Manipulationen sehen, indem du änderst, was Odoo für das heutige Datum hält.

Voraussetzungen für die Verwendung

System Parameters

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Drei Systemparameter müssen eingestellt werden, bevor Schichten erzeugt werden.

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  1. last_planning_seq = die Sequenznummer der zuletzt erzeugten Woche (1 für A, 2 für B, 3 für C und 4 für D).
  2. next_planning_date = der Montag der nächsten zu erzeugenden Woche (d. h. 4 Wochen später, z. B. wenn der CRON am 20.09.2020 läuft, ist das nächste Datum Montag, der 19.10.2020).
  3. Der Parameter beesdoo_shift_attendance.attendance_sheet_generation_interval muss ebenfalls auf 30 geändert werden.
Voraussetzungen für die Verwendung

Define access rights - Group and Super-Cooperator

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Gruppen und Zugriffsrechte

Hier findest du eine Übersichtstabelle der Gruppen und der zugehörigen Zugriffsrechte (basierend auf dem für die BEES erstellten Modell).

Keine der Gruppen kann die validierten Anwesenheitszettel bearbeiten. Mitglieder der "Shifts and Attendance Sheets Management" haben Zugriff auf die Schaltfläche zum Markieren von Bemerkungen als gelesen und auf die mit dem Blatt verknüpften Diskussionen (mail.thread). Diese Einschränkungen werden in den Ansichten verwaltet.

Gemäß dieser Tabelle müssen Sie den verschiedenen Profilen die richtigen Rechte zuweisen.

Generisches Konto

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Name (EN)

Name (DE)

Beschreibung

Zugewiesen an (BEES Modell)

Attendance Sheet Generic Access

Anwesenheitszettel

Vorgesehen für das zu Beginn des Tages angeschlossene generische Konto, auf dem die Arbeiter die Anwesenheitszettel ausfüllen

Home-Konto

Attendance Sheet Validation

Anwesenheitszettel - Freigabe

Freigabe von Anwesenheitszetteln ohne Koordinator zu sein.

Arbeiter

Shift and Worker Read Access

Schichten- Anwesenheit

Schreibgeschützter Zugriff auf Schichten und Arbeiterliste.

Home-Konto

Shifts and Attendance Sheets Management

Schichten und  Anwesenheitszettel - Verwaltung

Verwaltung von Schichten und Anwesenheitszetteln (Anwesenheit, Arbeiter, Notizen, Freigabe...)

Mitgliederbüro

Planning Management

Schichten - Planung

Verwaltung des wöchentlichen Schichtplans.

Arbeiter

Cooperative Admin

Schichten - Admin

Verwaltung des Schichtmoduls und dessen Konfiguration.

Arbeiter

Koordinator definieren

Um den Koordinator auszuwählen, muss die Person in ihrem Zugriffsrechteformular als Koordinator definiert sein.

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Voraussetzungen für die Verwendung

Timezones

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Damit alle Zeitfenster und Schichten im Intranet mit den richtigen Zeiten angezeigt werden, ist es notwendig, für alle die gleiche Zeitzone einzustellen.

Standardeinstellung für neue Benutzer

So fügst du diese Informationen zu den Standardeinstellungen eines neuen Benutzers hinzu:

Bitte beachte, dass du die Zeitzone des public user auch ändere.

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Bestehende Benutzer bearbeiten

Um die bereits angelegten Benutzer zu bearbeiten, musst du entweder jeden einzelnen Benutzer editieren, oder du kannst das Stapelverarbeitungsmodul verwenden, wenn es installiert ist.

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Achte darauf, die Schaltfläche für die Seitenleiste zu aktivieren.

Stelle sicher, dass alle Benutzer auf der gleichen Seite sind.

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Bitte beachte, dass die richtige Zeitzone auch bei inaktiven Benutzern (insbesondere dem public user) eingestellt werden muss.

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Verwaltung konkreter Schichten

Verwaltung konkreter Schichten

Konkrete Schichten erzeugen

Automatisch aus Vorlagen

Die Erstellung von konkreten Schichten auf Basis der Musterwochen ist durch einen Hintergrundjob automatisiert. In der Standardeinstellung startet dieser Hintergrundjob jede Woche einmal und erzeugt die konkreten Schichten für eine zusätzliche Woche. 

Bei Ladeneröffnung wurden alle konkreten Schichten für die ersten vier Wochen (A, B, C, D) erstellt. Der Hintergrundjob erzeugt wöchentlich neue Schichten für eine darauffolgende Woche. So ist sichergestellt, dass für vier Wochen in die Zukunft Schichten vorhanden sind.

Änderung/Aktivierung des Hintergrundjobs "Generate Next Planning" (nur einmal zu tun)

Manuell aus Vorlagen

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Der Starttag muss ein Montag sein:

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Die für diese Woche erzeugten Schichten werden angezeigt:

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Das System erzeugt eine Schicht pro Arbeiter. Wenn in der Vorlage 2 Arbeiter als notwendig eingestellt wurden, dann werden zwei Schichten erzeugt:

Hier werden für den ersten Zeitfenster zwei Arbeiter benötigt, für das zweite Zeitfenster nur einer.

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Die Schichten sind durch die Nummer in Klammern gekennzeichnet (die Nummerierung beginnt bei 0).

Aus dem obigen Beispiel wurden 3 Schichten erzeugt:

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Manuelles Hinzufügen einer Schicht

Um die Schichten direkt zu erstellen, ohne das Zeitfenster zu ändern:

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Dies ist nützlich, um eine Feinjustierung für die kommende Woche vorzunehmen, ohne das Zeitfenster neu zu generieren.

Regeneriere niemals die Zeitfenster.

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Verwaltung konkreter Schichten

Manage shifts

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Wenn der Anwesenheitszettel Fehler enthält, ist es immer möglich, eine Schicht wieder zu finden und ihren Status nachträglich zu ändern. Der Anwesenheitszettel behält jedoch die Informationen, die zum Zeitpunkt seiner Freigabe erfasst wurden, und wird nicht aktualisiert.

Um auf eine Schicht zuzugreifen, klicke in der Schichtverwaltungsansicht an.

Status

Den Schichtstatus findest du im Shift Management < Zeitplan < "Schichten".

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Die aktuellen Status "Bestätigt", "Anwesend", "Abwesend - 0 Ausgleich", "Abwesend - 1 Ausgleich", "Abwesend - 2 Ausgleiche" spiegeln direkt die Anzahl der nachzuholenden Schichten (durchzuführende Ausgleiche) wider, so dass die Koordinatoren diese gerecht zuordnen können.

Farbcode

Weiß: Bestätigt

Grün: Anwesend

Rot: Abwesend - 2 Ausgleiche

Orange: Abwesend - 1 Ausgleich

Gelb: Abwesend - 0 Ausgleich

Lila: Abgesagt

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Schichtausgleich

Die von Festschichtarbeitern geleisteten Schichten können reguläre Schichten sein (die Schicht, für die der Arbeiter angemeldet ist und die er jeden Monat leisten muss) oder Ausgleichsschichten (er leistet eine Schicht, um seinen Schichtzähler auf 0 zu bringen und seinen Status in Ordnung zu bringen).

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Verwaltung konkreter Schichten

Change a super cooperator for a set of shifts

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Bei einer Abwesenheit eines Koordinators, nachdem er das Mitgliederbüro informiert hat, kann es nützlich sein, den Koordinator zu wechseln. Es ist möglich, seinen Namen auf allen Schichten, für die er verantwortlich ist, zu ändern und den Namen des Koordinators, der ihn ersetzt, einzugeben. Genauso, wenn ein Koordinator den Slot wechselt oder nicht mehr Koordinator sein möchte.

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Verwaltung konkreter Schichten

Cancel shifts

French version

Dies kann z. B. interessant sein, wenn Schichten an Feiertagen erzeugt geworden sind.

Idealerweise werden diese Schichten im Voraus abgesagt (Status "Abgesagt").

So kannst du Schichten absagen:

Wenn dies nicht geschehen ist, kann immer einen Anwesenheitszettel mit Arbeitern abgelegt werden. Dies hat keinen Einfluss auf die Zähler (siehe Anwesenheitszettel).

Anwesenheitszettel

Anwesenheitszettel

Generate attendance sheets

French version

Anwesenheitszettel werden automatisch vor Beginn jeder Schicht erstellt. Sie werden verwendet, um die Anwesenheit von Arbeitern einzugeben.

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[Screenhot-Text "les feuilles du jour": Heutigen Anwesenheitszettel]
[Screenhot-Text "les feuilles à encore valider": Nicht freigegebenen Anwesenheitszettel]
[Screenhot-Text "les notes sur les feuilles de présence à lire": Anwesenheitszettel mit ungelesenen Anmerkungen]

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[Screenhot-Text "en fin de shift, les super....": Am Ende der Schicht kann der Koordinator / berechtigter Arbeiter den Anwesenheitszettel freigeben]
[Screenhot-Text "les personnes inscrites...": Angemeldete Arbeiter (Festschichtarbeiter und Springer) erscheinen hier]
[Screenhot-Text "les personnes venant...": Arbeiter, die eine Extraschicht oder einen Schichtausgleich machen, müssen hier eingegeben werden]

Anwesenheitszettel

Attendance sheets

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Anmerkungen

Die Anwesenheitszettel verfügen über ein freies Schreibfeld, das bei der Freigabe durch den generischen Benutzer ausgefüllt wird und das die Eingabe von Anmerkungen und die Verwaltung von Ausnahmen ermöglicht. 

Dies kann z. B. nützlich sein, wenn ein Arbeiter zu ihrer ersten Schicht kommt, ohne angemeldet zu sein. Anwesenheitszettel mit Anmerkungen werden zuerst als "ungelesen" markiert und zu einer Liste hinzugefügt. Sie warten darauf, als "gelesen" markiert zu werden, um aus dieser Liste entfernt zu werden.

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Status der Arbeiter

Wenn Mitglieder zu ihrer Schicht kommen, können sie ihre Mitgliedskarte scannen, damit ihr Status auf dem Anwesenheitszettel automatisch auf "Anwesend" geändert wird.

Farbcode

Auf einem Anwesenheitszettel, in der Liste der Arbeiter:

Rot: abwesend / Grün: anwesend

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Für einen Anwesenheitszettel: 

Grau: freigegeben/ Rot: nicht freigegeben.

Anwesenheitszettel

Encode attendance

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Beim Ankommen können die Arbeiter die vorausgefüllte Liste derjenigen einsehen, die für die Schicht erwartet sind (Festschichtarbeiter und registrierte Springers).

Der Standardstatus der Schichten ist "Abwesend - 2 Ausgleiche".

Die Anwesenheit wird von dem für die Schicht verantwortlichen Koordinator eingetragen.

Scannen von Mitgliedskarten

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Wenn der Scanner nicht funktioniert, drücke die Feststelltaste (CAPS LOCK) auf der Tastatur.

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Manuelle Eingabe durch den Koordinator

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Sonderfälle

Festschichtarbeiter in Regelschicht

Manchmal ist ein Festschichtarbeiter nicht für die Schicht eingeplant, gibt aber dennoch an, dass er für sein reguläre Schicht kommen wird.

Wenn dies der Fall ist, wird es in der Anmerkung hinzugefügt. Sie muss dann vom Mitgliederbüro behandelt werden, wie jede andere Ausnahme auch.

Wenn der Datensatz von jemandem im Mitgliederbüro validiert wird, wird dieser Vermerk nicht hinzugefügt.

Verspätung

Der Anwesenheitszettel muss bis zum Ende der Schicht freigegeben werden, so dass Nachzügler noch hinzugefügt werden können. Wenn der Anwesenheitszettel jedoch bereits freigegeben wurde, bedeutet dies, dass die Verspätung erheblich ist und dass die Abwesenheits-E-Mails bereits versendet wurden.

Es ist nicht möglich, einen Nachzügler hinzuzufügen, nachdem den Anwesenheitszettel freigegeben wurde. Er muss manuell in den Schichten hinzugefügt werden.

Anwesenheitszettel

Validate the attendance sheet

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Am Ende der Schicht muss den Anwesenheitszettel freigegeben werden. Er ist dann nicht mehr zu ändern, außer für interne Meldungen und Anmerkungen. Du kannst den Anwesenheitszettel nicht für ein Zeitfenster freigeben, das noch nicht begonnen hat.

Um den Anwesenheitszettel freizugeben, muss ein Koordinator oder einen Benutzer der Gruppe "Anwesenheitszettel - Freigabe" seine Karte scannen. Sein Name wird auf dem Anwesenheitszettel eingetragen. Er muss zunächst den Status jeder der Schichten eingetragen haben. 

Der Koordinator kann während der Freigabe zusätzliche Felder ausfüllen, die wichtige Informationen zur Weitergabe an das Mitgliederbüro, ein allgemeines Feedback oder seine Meinung über die Anzahl der anwesenden Arbeiter enthalten.

Zuerst gebe deine Anmerkungen über der Schicht:

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Bevor du freigeben kannst, ist es wichtig sicherzustellen, dass du die Rechte dazu hast. Siehe die Verwaltung der Zugriffsrechte.

Wenn keiner der Koordinatoren oder Arbeitern anwesend ist, wird den Anwesenheitszettel nicht freigegeben.

Bei der Freigabe von hinzugefügten Schichten werden zuerst leere Schichten aufgefüllt. Eine neue Schicht wird angelegt, wenn keine nicht zugeordnete Schicht mit dem gleichen Aufgabentyp existiert.

Außerdem werden vor der Freigabe viele Informationen automatisch zum Zeitpunkt des Scannens ausgefüllt. Du musst also jede Zeile vor der Freigabe überprüfen.

Achtung! Die Freigabe des Anwesenheitszettels ändert direkt die Zähler der Arbeiter. Freigegeben Anwesenheitszettel können nicht mehr geändert werden.

Zu beachtende Punkte vor der Freigabe:

Wenn du nichts tust, werden automatisch zwei Ausgleichsschichten zugeordnet. Wenn du nicht sicher bist, wie viele Ausgleichsschichten du eingeben sollst, kann das Handbuch für die Anwesenheitsverwaltung helfen.

Wenn es sich um ihre reguläre Schicht handelt, deaktiviere das Kontrollkästchen "Ausgleichsschicht". Dadurch wird eine Nachricht für das Mitgliederbüro erzeugt, das prüft, ob alles korrekt eingegeben ist.

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Es erscheint eine Meldung:

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Es ist auch möglich:

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Wenn du deine Karte nicht dabei hast, bitte einen Arbeiter seine Karte einzuscannen. Wenn niemand anwesend ist, klicke auf "Speichern": der Anwesenheitszettel wird später von einem anderen Arbeiter oder dem Mitgliederbüro freigegeben.

Anwesenheitszettel

Archive an attendance sheet

French version

Anwesenheitszettel haben eine Schaltfläche, mit der Administratoren sie archivieren können. Ein archivierter Anwesenheitszettel ist ein nicht freigegebener Anwesenheitszettel, der so bleiben muss, ohne in der Liste der zu verarbeitenden Anwesenheitszetteln angezeigt zu werden, z. B. aufgrund eines Fehlers. Du muss durch einen Filter gehen, um auf sie zuzugreifen. Die Archivierung ist nicht endgültig.

Das Löschen von Anwesenheitszetteln ist leider nicht möglich (keine Löschtaste in der Oberfläche vorhanden).

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Verwaltung von arbeitenden Mitgliedern

Verwaltung von arbeitenden Mitgliedern

Arbeitsmodelle und Status

Arbeitsmodelle

Es gibt drei Arbeitsmodelle:

Die Angabe zum Arbeitsmodell findest du in der Registerkarte "Information zum Mitglied".

Auf dieser Registerkarte kannst du sehen, welches Arbeitsmodell für die Person gilt, ob die Person ein Koordinator ist, ob die Person an einer Informationsveranstaltung teilgenommen hat, und wenn sie ein Festschichtarbeiter ist, in welcher Musterwoche bzw. Schicht sie angemeldet ist. 

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Arbeitsmodell wechseln

Das System ermöglicht es dem Benutzer, das Arbeitsmodell eines Mitglieds zu ändern. Dazu muss der Status des Mitglieds "Im Plan" sein.

Um einen Festschichtarbeiter in einen Springer zu verwandeln, musst du ihn zuerst von seinen Schichten abmelden. Dies machst du entweder in den Vorlagen/Musterwochen oder über Kontakte.

Auswirkung auf Zähler: alle Zähler werden auf 0 zurückgesetzt.

Status

Sobald das Mitglied in einem Arbeitsmodell eingetragen ist, wird ihm ein Status zugewiesen, der auf seiner An-/Abwesenheit bei Schichten basiert.

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Um diesen Status zu definieren, werden Zähler verwendet (Zähler von regulären Schichten und Ausgleichsschichten), die durch den Ablauf der Zeit und durch besuchte oder abwesende Schichten (über Anwesenheitszettel) beeinflusst werden.

Das Verhalten dieser Zähler und Status hängt vom Arbeitsmodell des Mitglieds ab.

Festschichtarbeiter

Status

Erläuterung

Darf einkaufen?

Im Plan

Es ist alles in Ordnung.

Ja

Urlaub

Das Mitglied ist als beurlaubt gemeldet, es ist somit von der Arbeitspflicht befreit. Das Mitglied selbst, aber auch die mitberechtigten Personen, dürfen nicht einkaufen.

Nein

Warnung

Das arbeitende Mitglied hat einmal seine Schicht versäumt.

Ja

Verlängerungsfrist

Das Mitglied muss seine Ausgleichsschichten leisten. Es hat dazu eine automatische Frist von 10 Tagen oder eine manuell hinzugefügte Frist.

Ja, vorübergehend

Gesperrt

Das Mitglied hat seine Ausgleichsschichten nicht innerhalb des Zeitraums von 4 Wochen nach der versäumten Schicht nachgeholt (oder mehr, wenn eine Nachfrist gewährt wurde), sondern hat die nächste Schicht nachgeholt. Es muss die versäumte Schicht nachholen.

Nein, kann aber um Verlängerung bitten

Freigestellt

Die vorübergehende Freistellung ist für alle oben genannten Status möglich. In dieser Zeit sind die Zähler eingefroren und die Schichten des Mitglieds sind für die Springers verfügbar (behält seinen Platz im Zeitfenster).

Ja

Abgemeldet

Der Arbeiter hat zwei aufeinanderfolgende Schichten versäumt.

Nein

Ausgeschieden

Das Mitglied hat beantragt, die Genossenschaft zu verlassen. Dieser Status wird verwendet, bis das Mitgliederbüro den Antrag annimmt.

Nein

Springer

Status

Erläuterung

Darf einkaufen?

Im Plan

Es ist alles in Ordnung.

Ja

Urlaub

Das Mitglied ist als beurlaubt gemeldet, es ist somit von der Arbeitspflicht befreit. Das Mitglied selbst, aber auch die mitberechtigten Personen, dürfen nicht einkaufen.

Nein

Warnung

Der Springer hat seine Schichten nicht geleistet. Bitte beachte, dass der Zähler an dem Tag ausgelöst wird, an dem das Arbeitsmodell auf "Springer" umgestellt wird. Ab diesem Zeitpunkt muss der Springer mindestens eine Schicht innerhalb der folgenden 4 Wochen leisten.

Ja

Verlängerungsfrist

Der Springer muss seine Ausgleichsschichten leisten.

Ja, vorübergehend

Gesperrt

Der Springer hat seine Ausgleichsschichten nicht innerhalb des Zeitraums von 4 Wochen nachgeholt. Er muss trotzdem weiter arbeiten.

Nein, kann aber um Verlängerung bitten

Freigestellt

Die vorübergehende Freistellung ist für alle oben genannten Status möglich. In dieser Zeit sind die Zähler eingefroren.

Ja

Abgemeldet

Der Springer hat seine Schichten nicht geleistet und ist seit 8 Wochen nicht zur Arbeit gekommen.

Nein

Ausgeschieden

Das Mitglied hat beantragt, die Genossenschaft zu verlassen. Dieser Status wird verwendet, bis das Mitgliederbüro den Antrag annimmt.

Nein

Freigestellt

Der Status ist immer auf "Im Plan".

Das Kontrollkästchen "Darf einkaufen?"

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Dieses Kontrollkästchen zeigt den Status an, ob das Mitglied einkaufen darf oder nicht. Bei mitberechtigten Personen ist der Status abhängig vom zugehörigen Mitglied.

 

Verwaltung von arbeitenden Mitgliedern

Arbeitendes Mitglied und mitberechtigte Personen

Für ein arbeitendes Mitglied muss unter Kontakt im Feld "Mitberechtigte Person/Mitglied" der Wert "Mitglied" eingestellt werden. 

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TODO Mitberechtige Person anlegen

 

 

Verwaltung von arbeitenden Mitgliedern

Register a regular worker for a shift

French version

Auf dem Shift Management Modul

Bitte stelle sicher, dass dem Mitglied ein Arbeitsmodell zugewiesen wurde, bevor du ihn für eine Schicht anmeldest.

Festschichtarbeiter müssen für ein Zeitfenster registriert sein. Dies kann direkt aus der Kontaktkarte des Mitglieds oder aus der Zeitfensteransicht erfolgen.

Aus der Kontaktkarte des Mitglieds

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Es öffnet sich ein neues Fenster zur Definition der regulären Zeitfenster.

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Aus der Zeitfensteransicht

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Wenn das Mitglied bereits für ein anderes Zeitfenster registriert ist, informiert das System den Benutzer (verhindert aber nicht die Registrierung des Mitglieds):

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Manuelle Handhabung bei der Registrierung eines Festschichtarbeiters

Wenn wir ein Mitglied registrieren, das in Woche B arbeiten wird, und wir sind jetzt in Woche A, muss es nächste Woche zur Arbeit kommen.

Das Schichtgenerierungssystem arbeitet 4 Wochen im Voraus. Das bedeutet, dass die Schichten, die der nächsten Woche, Woche B, entsprechen, bereits generiert wurden und das Mitglied nicht für sie registriert wird.

Um es richtig zu machen, musst du es manuell eingeben.

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[Screenshot-Text: Registriere das Mitglied in einer freien Schicht]

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Auf diese Weise erscheint der Arbeiter auf den Anwesenheitszetteln (falls diese noch nicht erstellt wurden) und seine An-/Abwesenheit kann verfolgt werden.

Auf dem Mitgliederportal

Vom Mitgliederportal aus können die Arbeiter nur die Schichten einsehen, in denen sie regelmäßig registriert sind, indem sie zum Portal < Meine Schicht gehen:

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Die folgenden Informationen werden angezeigt:

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Für Arbeiter ist es nicht möglich, sich direkt für andere Zeitfenster anzumelden. Es ist auch nicht möglich, sich abzumelden oder ersetzt zu lassen.

Diese verschiedenen Vorgänge müssen von einem Plattformmanager ausgeführt werden, wie oben gezeigt.

Verwaltung von arbeitenden Mitgliedern

Register an irregular worker for a shift

French version

Auf dem Shift Management Modul

Sie können einen Springer auf die gleiche Weise wie einen Festschichtarbeiter für eine Schicht anmelden. In diesem Fall darfst du NICHT "Regular Shift" ankreuzen.

Der Springer kann sich jedoch über das Mitgliederportal oder über das Mitgliederbüro (per E-Mail oder Telefonanruf) anmelden.

Auf dem Mitgliederportal

Vom Mitgliederportal aus können die Springer sich für eine Schicht anmelden, indem sie zum Portal < Meine Schicht gehen:

Die folgenden Informationen werden angezeigt:

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Bei den Springers ist es auch nicht möglich, sich abzumelden oder ersetzen zu lassen.

Diese verschiedenen Handhabungen müssen von einem Plattformmanager durchgeführt werden.

Verwaltung von arbeitenden Mitgliedern

Replace a worker

French version

Es ist derzeit nicht möglich, einen Arbeiter über das Portal zu ersetzen. Dies muss vom Manager im Odoo-Tool durchgeführt werden.

Die Worker-ID ändert sich mit dem Namen der Vertretung.

Das Feld "Ersetzte Person" wird mit dem Namen der ersetzten Person aktualisiert.

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Wenn die Person, die die Vertretung übernimmt, nicht erscheint, wird sie bestraft.

Verwaltung von arbeitenden Mitgliedern

Zähler & Countdowns

Zähler

Die Zähler haben Einfluss auf den Status der Arbeiter. Die Zähler (reguläre Schichten und Ausgleichsschichten) werden durch den Ablauf der Zeit und durch die An- oder Abwesenheiten an den Schichten (über die Anwesenheitszettel) beeinflusst .

Das Verhalten dieser Zähler und Status hängt vom Arbeitsmodell des Mitglieds ab.

Festschichtarbeiter                 

ARBEITSMODELL FESTSCHICHTARBEITER

Status auf dem Anwesenheitszettel der Schicht

Reguläre Schicht Zähler (SR)

Ausgleichsschicht Zähler (SC)

Anmerkungen

Anwesend (Reguläre Schicht)

0

0

Bei einer Person, die normal kommt, bleiben die Zähler auf 0.

Anwesend (Ausgleichsschicht / Bonus-Schicht)

Wenn SR < 0, dann SR + 1

Wenn SC < 0, dann SC + 1

Sonst SR +1

Für eine Person, die zum Nachholen von Abwesenheiten kommt, wird zum Zeitpunkt ihres ersten Ausgleichs der Zähler für die reguläre Schicht aktualisiert.

Bei der zweiten Ausgleichsschicht  wird sein Ausgleichsschicht-Zähler aktualisiert.

Wenn die Person kommt und ihre Zähler auf 0 stehen, erhöht sie ihr regulärer Schicht Zähler, um eine zukünftige Abwesenheit zu kompensieren (Bonus-Schicht).

Abwesend - 2 Ausgleiche

-1

-1

Der Arbeiter muss seine Schicht nachholen sowie eine zusätzliche Ausgleichsschicht, die innerhalb von 4 Wochen zu leisten ist (sein Status ändert sich auf Warnung))

Abwesend - 1 Ausgleich

-1

0

Der Arbeiter muss seine Schicht nachholen.

Abwesend - 0 Ausgleich

0

0

Es passiert nichts.

Springer

Für den Springer wird nur der reguläre Schicht Zähler verwendet. Alle 4 Wochen, beginnend mit dem Datum der Anmeldung, ändert das System automatisch die Zähler der Springer, die nicht abgemeldet wurden oder ausgeschieden sind. Der Zähler wird um 1 oder 2 verkleinert, wenn er <= 0 war und der Starttag der Warnung nicht definiert ist.

ARBEITSMODELL SPRINGER

Status auf dem Anwesenheitszettel der Schicht

Reguläre Schicht Zähler (S)

Ausgleichsschicht Zähler (SC)

Bemerkungen

Anwesend

S +1

Nicht verwendet.

Mit jeder Schicht wird der Zähler um 1 erhöht.

Abwesend - 2 Ausgleiche

S - 1

Für jede Schicht, für die sich das Mitglied angemeldet hat, aber nicht erscheint, haftet er/sie für 2 Schichten.

Abwesend - 1 Ausgleich

0

Der Arbeiter muss seine Schicht nachholen.

Abwesend - 0 Ausgleich

S+1

Der Arbeitnehmer muss keine Schichten nachholen, obwohl er abwesend war (triftiger Grund)

French version

Konfiguration

Konfiguration

Automatische Erstellung von Anwesenheitszetteln

 

Es ist möglich, die Erstellung von Anwesenheitszetteln zu automatisieren.

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Überprüfung der Freigabe von Anwesenheitszetteln

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French version

Konfiguration

Automatisierte Emails

French version

Zusammenfassung der Anwesenheitszettel

Es gibt die Möglichkeit, am Sonntagabend eine E-Mail an alle für die Woche angemeldeten Arbeiter (Festschichtarbeiter und Springer) zu senden, indem du die automatische Aufgabe "Schichtzusammenfassung" aktivierst.

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Nicht freigegeben Anwesenheitszettel

Die E-Mail-Vorlage ist "Non-validated sheet".

Abwesenheit

Der Anwesenheitszettel wird freigegeben und der Arbeiter war abwesend. Die E-Mail-Vorlage lautet "Shift Non-attendance". 

Wenn der Anwesenheitszettel freigeben ist, sendet es eine E-Mail an die Arbeiter, die nicht anwesend waren, um sie über die Anzahl der Ausgleiche, ihren Status und die Anzahl der nachzuholenden Schichten zu informieren. Wenn es der Vertreter ist, der abwesend ist (er/sie ist derjenige, der die Strafe erhält), ist er/sie derjenige, der die E-Mail erhält.

Ein tägliches CRON ermöglicht es, das Mitgliederbüro zu informieren, wenn im Laufe des Tages Anwesenheitszetteln nicht freigegeben wurden. Diese wird um ein Uhr morgens (UTC) ausgelöst.

Die E-Mail des Mitgliederbüros muss in der E-Mail-Vorlage eingetragen werden.

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Konfiguration

Allgemeine Einstellungen

French version

Das Modul beesdoo_attendance_shift fügt drei allgemeine Parameter hinzu, die unten aufgeführt sind. Um auf sie zuzugreifen:

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1. Validierung durch Scannen von Mitgliedsausweisen

Wenn du die Validierung bzw. Änderung von Anwesenheitszetteln per Scan aktivieren möchtest, aktiviere die entsprechende Option in den Einstellungen.

TODO

Die Koordinatoren und Mitglieder der Gruppe "Anwesenheitszettel - Freigabe" können dann scannen, ohne sich an ihre Anmeldedaten erinnern zu müssen.

2. Interval zur Generierung der Anwesenheitszettel

Anwesenheitszettel werden automatisch vor Beginn jeder Schicht erstellt, sobald Schichten für eine Zeitfenster vorhanden sind. Springer können sich dann nicht mehr auf dem Portal für diese Schichten eintragen. Der Zeitabstand für die automatische Erstellung des Anwesenheitszettel kann in den Einstellungen festgelegt werden.

Wenn für ein Zeitfenster nur leere Schichten vorhanden sind, wird trotzdem ein leeren Anwesenheitszettel erstellt.

3. Standard Aufgabentyp

Der Aufgabentyp, der standardmäßig erstellt wird, wenn Arbeiter ihren Mitgliedsausweis scannen, ist konfigurierbar.

Dieses Modul hat eine Abhängigkeit zu den Modulen: beesdoo_base, beesdoo_shift, beesdoo_worker_statuts, mail und barecode.

Konfiguration

Änderung des Hintergrundjobs "Generate Next Planning"

Gehe zu

Einstellungen > Technisch > "Automation" > Geplante Aktionen

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Der Hintergrund-Job "Generate Next Planning muss aktiviert sein:

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Stelle das nächste Planungsdatum in den Systemparametern ein: Einstellung > Technisch > "Parameter" > "Systemparameter"

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"nest_planning_date" muss dem nächsten Montag entsprechen, an dem Hintergrundjob die nächsten Schichten erzeugen soll.

Beispiel: wenn wir heute in Woche A sind, ist es besser, die Wochen A, B, C und D einmal manuell zu generieren (für die nächsten 4 Wochen). Anschließend muss der Hintergrundjob aktiviert werden, so dass er am Sonntag der Woche A ausgeführt wird. Das nächste Planungsdatum sollte der nächste Montag der Woche A sein, der vom System automatisch generiert wird.