Enregistrer une demande de souscription

Il existe 3 moyens d’enregistrer une demande de souscription de part.

Option 1 : via le formulaire en ligne

La demande de souscription de part se fait par la personne (physique) qui veut devenir coopérateur via le formulaire en ligne d’Odoo.

Il s’agit du module Site Web d’Odoo :

Sur ce formulaire, tous les champs sont obligatoires et il y a un contrôle de validité de l'IBAN.

Le résultat du remplissage du formulaire apparaît dans le back-end, dans Coopérateurs > Gestion des parts > "Demandes de parts".

Si le module cooperator_website_uppercase_lastname est installé, le nom de famille sera encodé en majuscule, peu importe la manière dont le futur coopérateur a encodé son nom dans le formulaire.

Si nécessaire, la page become_company_cooperator pour une personne morale peut être ajoutée via une configuration.

Pour le faire, vous devez aller dans l'application Siteweb, dans le menu de configuration < menu: et ajouter un point de menu, tel que décrit ci-dessous :

Rem : Lors de l’encodage d’un numéro d’entreprise sur le formulaire en ligne en personne morale, le numéro est retranscrit sans ponctuation ni espace pour détecter une reprise de part ultérieure et éviter la création d’un doublon.

Si une personne est déjà coopératrice à titre personnel et veut prendre des parts pour la société dont elle est le représentant légal, cette inscription doit se faire en back-end (voir section dédiée). En effet, sur base de l’adresse mail de la personne de contact, le système indique que la personne existe déjà dans le système et doit se connecter. Dans ce cas, le formulaire de demande de souscription pour personne morale est pré-rempli mais les informations ne correspondent pas aux champs de manière adéquate. Par exemple, le nom de la société est rempli avec le nom de la personne physique.

Option 2 : dans le back-end, via le module Cooperators

Il est également possible d’encoder manuellement la demande de souscription sans passer par le formulaire en ligne. Dans ce cas, c’est un gestionnaire de la coopérative, à qui les droits de “responsable” ont été donnés qui s’en charge. Les différents droits utilisateurs sont décrits dans la section dédiée.

Pour cela :

Dans le module Coopérateurs < Gestion des parts < "Souscriptions de parts"
Cliquer sur le bouton “Nouveau”. Tous les champs pour l’inscription s’affichent (ce sont les mêmes champs que sur le formulaire via le site web).

Cas 1 : pour une personne physique

Si la personne candidate coopératrice est aussi représentante d'une structure possédant des parts, cela ne pose pas de problème. A l'inverse, cf. Cas 3 ci-dessous.

Cas 2 : pour une société

Utiliser des emails toujours différents, quitte à utiliser un email inexistant pour la personne physique représentante.

Les champs encadrés en rouge concernent le représentant de l’entreprise, les autres concernent l’entreprise. Deux fiches contacts seront donc créées, une pour la personne morale l’autre pour son représentant en personne physique. Si la personne représentante est déjà coopératrice, voir cas 3 ci-dessous.

Cliquer sur le bouton “Sauvegarder” pour clôturer l’enregistrement.

Cas 3 : Une personne physique est coopératrice. Ensuite, la personne morale qu’elle représente veut prendre des parts.

Deux options existent :

gérer un "doublon" (deux profils distincts) pour la personne physique
hack - utiliser le même profil utilisateur pour la personne représentante et la personne physique coopératrice.

Utiliser des emails toujours différents, quitte à utiliser un email inexistant pour la personne physique représentante.

Créer un deuxième profil pour la personne représentant la structure

Créer une demande de souscription pour la personne morale, et remplir les données de la personne physique dans la demande, comme pour le Cas 2 ci-dessus.

Nommer la personne physique "Prénom Nom (Représentant·e)" pour la différencier du profil coopérateur.

Utiliser le même profil pour la personne physique coopératrice et représentante de la structure

Dans ce cas l’encodage doit se faire obligatoirement en back end :
- Créer une demande de souscription.
- Mettre le coopérateur existant dans le champ correspondant.
- Cocher ensuite la case “Est une personne morale”.

Les champs liées à la personne représentante sont automatiquement remplis selon les données de la fiche contact.

Effacer le nom du coopérateur dans le champs “coopérateur”.
Remplir les champs vides concernant la société et remplacer l’adresse du représentant par celui de la société.
Remplir les champs vides concernant la personne représentante, s'il y en a.

Sauvegarder et valider.

Option 3 : via le back-end, depuis une fiche d’un Contact

Si une personne qui est déjà dans la base de données Odoo veut devenir coopérateur, il est possible de passer par sa fiche de contact pour créer une nouvelle demande de souscription.

Pour cela :

Vérifier que des parts par défaut ont été configurées pour le formulaire en ligne, sinon une erreur s'affichera lors de la demande de souscription via la fiche contact.

Via une fiche contact, cliquer sur le bouton “Créer demande de souscription” en haut à gauche de la fiche.

Cas 1 : pour une personne morale

- Le prénom et le nom du représentant et son email
- L’adresse mail générique
- le numéro d’entreprise
- Le numéro de compte en banque

Cas 2 : pour une personne physique

- L’adresse mail
- Le numéro de compte en banque

Dans les deux cas sont aussi demandés :

Cliquer sur “Create subscription”, en bas à gauche.

Odoo affiche la nouvelle demande de souscription qu’il suffit de valider, sauf si des informations supplémentaires sont nécessaires (comme par exemple le numéro de compte bancaire). Voir la section suivante pour l’étape de validation.

Toutes les informations de la fiche de contact ne sont pas reprises sur cette demande de souscription mais cela ne pose pas de soucis vu que les informations sont sur la fiche de contact et y restent. S’il faut modifier des informations liées à la personne, il faut les modifier directement sur sa fiche de contact, et non sur sa demande de souscription.