Enregistrer une demande de souscription
Il existe 3 moyens d’enregistrer une demande de souscription de part.
Option 1 : via le formulaire en ligne
La demande de souscription de part se fait par la personne (physique) qui veut devenir coopérateur via le formulaire en ligne d’Odoo.
Il s’agit du module Site Web d’Odoo :
Si nécessaire, la page become_company_cooperator pour une personne morale peut être ajoutée via une configuration (n’est pas présente par défaut, voir ici).
Sur ce formulaire, tous les champs sont obligatoires et il y a un contrôle de validité de l'IBAN.
Le résultat du remplissage du formulaire apparaît dans le back-end, dans Easy My Coop < Gestion des parts < "Demandes de parts"
Rem : Lors de l’encodage d’un numéro d’entreprise sur le formulaire en ligne en personne morale, le numéro est retranscrit sans ponctuation ni espace pour détecter une reprise de part ultérieure et éviter la création d’un doublon.
Si une personne est déjà coopératrice à titre personnel et veut prendre des parts pour la société dont elle est le représentant légal, cette inscription doit se faire en back-end (voir section dédiée). En effet, sur base de l’adresse mail de la personne de contact, le système indique que la personne existe déjà dans le système et doit se connecter. Dans ce cas, le formulaire de demande de souscription pour personne morale est pré-rempli mais les informations ne correspondent pas aux champs de manière adéquate. Par exemple, le nom de la société est rempli avec le nom de la personne physique.
Option 2 : dans le back-end, via le module Easy-My Coop
Il est également possible d’encoder manuellement la demande de souscription sans passer par le formulaire en ligne. Dans ce cas, c’est un gestionnaire de la coopérative, à qui les droits de “responsable” ont été donné qui s’en charge. Les différents droits utilisateurs sont décrits dans la section dédiée.
Pour cela :
- Dans le module Easy My Coop < Gestion des parts < "Demande de parts"
- Cliquez sur le bouton “Créer”. Tous les champs pour l’inscription s’affichent (ce sont les mêmes champs que sur le formulaire).
Cas 1 : pour une personne physique
Si vous paramétrez en français, vous allez avoir deux fois le champ “nom”. Le premier reprend le nom complet, ensuite le prénom et le nom de famille.
- Encodez tous les champs sauf le champs “Coopérateur” qui se remplira tout seul.
Si vous ne connaissez pas le numéro de compte, vous devez cliquer sur “Ne pas contrôler” pour permettre la validation de la demande.
Cas 2 : pour une société
Les champs encadrés en rouge concernent le représentant de l’entreprise, les autres concernent l’entreprise. Deux fiches contacts seront donc créées, une pour la personne morale l’autre pour son représentant en personne physique.
Si vous ne connaissez pas le numéro de compte, vous devez cliquer sur “Ne pas contrôler” pour permettre la validation de la demande.
- Cliquez sur le bouton “Sauvegarder” pour clôturer l’enregistrement.
Cas 3 : Une personne physique est coopératrice. Ensuite, la personne morale qu’elle représente veut prendre des parts.
Dans ce cas l’encodage doit se faire obligatoirement en back end.
Pour cela :
- Créez une demande de parts.
- Mettez le coopérateur existant dans le champ correspondant.
Ses informations remplissent les champs.
- Cochez ensuite la case “Est une société” et décocher la case “Je suis déjà coopérateur”.
- Remplissez les champs vides concernant la société et remplacez l’adresse du représentant par celui de la société.
- Effacez le nom du coopérateur dans le champs “Coopérateur”.
- Sauvegardez et validez.
Si l’encodage se fait en back-end directement, cela fonctionne mais les données de la personne qui représente la société sont écrasées par celles de la société (adresse).
Option 3 : via le back-end, depuis une fiche d’un Contact
Si une personne qui est déjà dans la base de données Odoo veut devenir coopérateur, il est possible de passer par sa fiche de contact pour créer une nouvelle demande de souscription.
Pour cela :
- Cliquez sur le bouton “Créer demande de souscription” en haut à gauche de la fiche.
Cas 1 : pour une personne morale
- Le nom du représentant et son email
- L’adresse mail générique
- le numéro d’entreprise
- Le numéro de compte
Cas 2 : pour une personne physique
- L’adresse mail
- Le numéro de compte
Dans les deux cas sont aussi demandés :
- Cliquez sur “Create subscription”.
Odoo affiche la nouvelle demande de souscription qu’il suffit de valider, sauf si des informations supplémentaires sont nécessaires (comme par exemple le numéro de compte bancaire). Voir la section suivante pour l’étape de validation.
Toutes les informations de la fiche de contact ne sont pas reprises sur cette demande de souscription mais cela ne pose pas de soucisoucis vu que les informations sont sur la fiche de contact et y restent. S’il faut modifier des informations liées à la personne, il faut les modifier directement sur sa fiche de contact, paset non sur sa demande de souscription.