Gérer et mettre à disposition des documents
En v12, v14 et v16
L'application dms (Document Management System) est un module de l'OCA permettant de conserver et mettre à disposition des documents, dans différents répertoires.
Configuration de l'application DMS
Une fois installé le module dms, se rendre dans l'application Documents.
Avant la première utilisation, il faut qu'une personne administratrice crée un espace de stockage et un répertoire racine :
- Passer en mode superutilisateur
- Dans le menu Configuration, cliquer sur le sous-menu "Stockages" et créer un espace de stockage
- Sélectionner le type d'enregistrement "Stockage de fichier" et sauver
- Cliquer sur le menu Répertoires et créer un répertoire
- Cocher la case "répertoire racine"
- Sélectionner l'espace de stockage créé au préalable
Une fois le répertoire racine créé, donner accès aux profils administrateurs afin que ces personnes puissent gérer le répertoire sans devoir passer en mode superutilisateur. Pour cela, ajouter un groupe dans l'onglet "Groupes", sélectionner les utilisateurs avancés ainsi que le compte Administrator et donner les droits d'écriture sur ce répertoire :
Ensuite, quitter le mode superutilisateur.
Gérer l'accès aux documents avec les répertoires
Pour uploader des fichiers, les classer et y donner accès à certaines personnes, DMS utilise des répertoires, c'est-à-dire des dossiers.
D'abord, créer un répertoire partagé dans le répertoire principal : pour cela, créer un nouveau répertoire et sélectionner "répertoire principal" comme répertoire parent.
Ensuite, ajouter un groupe de personnes pouvant gérer le répertoire, avec l'accès en lecture et en écriture. Pour cela, cliquer sur l'onglet "Groupes" et ajouter un groupe.
Enfin, ajouter un groupe avec les contacts ayant accès à ce répertoire. On donnera simplement l'accès en lecture afin que les personnes puissent uniquement consulter les documents sur le portail, mais pas modifier le répertoire en lui-même.
Il est possible de créer une arborescence de répertoires et de groupes d'accès en ajoutant des répertoires enfants et une structure de groupes.
Charger un fichier
Sélectionner le répertoire dans lequel on veut placer le fichier.
Pour visualiser les documents, se rendre sur le portail :
Dans Documents, on visualisera tous les répertoires auxquels on a accès, et dans chacun, les documents qui y ont été chargés :
En v12 et dans les versions inférieures
Anciennement, le module document_hosting permettait de mettre à disposition dans le back end et sur le front end des documents, triés par catégorie. Lors de la migration en v16, le module dms est installé en remplacement.
Définir les catégories avec document_hosting
Pour définir les catégories de documents, allez dans Documents < Catégories et cliquez sur "Créer".
Vous pouvez définir le nom, une description et éventuellement la catégorie mère, afin de créer une arborescence. Si au moins un des documents est publié, ces informations apparaitront sur le site.
Chargez des documents avec document_hosting
Pour mettre à disposition un document, allez dans Documents < Documents et cliquez sur "Créer".
Entrez le nom et chargez votre document. Si vous voulez qu'il apparaisse sur le site, cochez la case "public". La case "published" permet de définir la date à laquelle le document a été mis en ligne.
