Installation et activation
Modules à installer
Voici les modules à installer (à faire par Coop IT Easy) :
account_peppol_send_format_odoo: installe tous les modules nécessaires pour configurer Peppol et recevoir et générer des factures Peppol (en utilisant le moduleaccount_edi_ubl_ciid’Odoo).account_peppol_send_immediate: permet d’envoyer des factures via Peppol de manière immédiate : l’interface reste bloquée le temps de l’envoi et les erreurs sont montrées immédiatement. Ce module est donc plus "convivial".
Activer Peppol
Pour configurer Peppol, il faut aller dans Configuration > Facturation (ou Facturation > Configuration), section “PEPPOL Electronic Document Invoicing”.
Pour que la configuration s'affiche il faut que le champs "Pays fiscal" dans Configuration > Facturation soit défini à Belgique (ou un autre pays éligible Peppol).
Rentrer ses coordonnées (un numéro de téléphone et un email sont nécéssaire). Confirmer l'inscription via vérification du numéro de téléphone.
L'activation peut prendre quelques heures.
Attention : par défaut, Peppol est en mode “Live” (production), ce qui veut dire que l’inscription et l’envoi se passent sur le vrai réseau Peppol. Pour faire des essais, il existe un mode “Demo”, qui simule l’interaction avec le réseau Peppol et n’envoie rien. Pour choisir entre ces modes, il faut créer un paramètre système (Configuration > Technique > Paramètres > Paramètres systèmes), appelé account_peppol.edi.mode et le mettre à la valeur demo.
Activer Peppol uniquement pour l'envoi
Si vous utilisez une autre application pour votre comptabilité, et que vous n'utilisez Odoo seulement pour l'envoi de facture, et pas pour la réception, il est possible d'activer Peppol sur Odoo seulement pour l'envoi.
Pour cela, il faut d'abord activer Peppol sur votre autre application comptable, afin que votre "adresse de réception" soit enregistrée dans Peppol. Une fois cela fait, vous pouvez activer Peppol sur Odoo comme expliqué plus haut. Odoo détectera que vous êtes déjà enregistré ailleurs et activera seulement l'envoi de facture.
On ne peux avoir qu'une application, et qu'un seul point d'accès pour recevoir les factures Peppol, mais on peut avoir plusieurs application pour envoyer des factures, chacune connectée à des points d'accès différents.
Journal dédié pour les factures fournisseur
Dans Facturation>Configuration, il est possible de spécifier un journal dédié pour les factures Peppol. Cette option peut être utile dans le cas où l'on veut pouvoir isoler les factures Peppol.
Par exemple, si l'on utilise le flux d'achat et que l'on génère des factures automatiquement, on préfère travailler sur la facture générée plutôt que la facture reçue via Peppol. En effet, les produits, les comptes comptables et comptes analytiques y sont préremplis. La facture reçue via Peppol sert donc uniquement de contrôle. Les autres factures reçues via Peppol qui ne sont pas liées au flux d'achat peuvent être basculées dans le journal de facture fournisseur avant confirmation. Pour plus de détails, voir Proposition de process de traitement des factures en cas d'utilisation du module achat.
Configuration des fiches contacts
Pour pouvoir configurer Peppol, il faut que votre numéro d’entreprise soit présent dans le champ “ID de la société” dans l’onglet “Ventes et Achats” de la fiche de contact liée à la société. Ceci permettra de calculer votre adresse Peppol (dans l’onglet “Facturation”).
L’adresse Peppol des clients se trouve au même endroit sur les fiches contacts. Par défaut, c’est le type d’adresse 0208 qui est utilisé (basé sur le numéro d’entreprise). Pour que le client ait une adresse Peppol valide en utilisant ce type, il faut que le champ “ID de la société” contienne son numéro d’entreprise.
Si le numéro TVA est encodée sur une société belge, son numéro d'entreprise est automatiquement rempli.
en Belgique, on doit utiliser le numéro d'entreprise comme identifiant Peppol (option 0208).
Il se peut qu’un client se soit également enregistré auprès de Peppol avec son numéro de TVA. Dans ce cas-là, il faut choisir la valeur 9925 (Belgium VAT number) dans le champ “Peppol e-address (EAS)” et indiquer le numéro de TVA dans le champ “Peppol Endpoint” (cela doit être fait manuellement).
Checkup en masse des contacts
Le bouton Vérify permet de vérifier que les coordonnées Peppol sont bien valides. Il est possible de l'éxécuter en masse via le bouton action "Verify Peppol".
Si la société n'est pas située en Belgique, son Peppol Endpoint ne sera pas rempli ni vérifié.
Proposition de process de traitement des factures en cas d'utilisation du module achat
Lorsque le module achat est utilisé, les commandes fournisseurs génèrent des factures d'achat préencodées. Cela permet d'éviter d'encoder manuellement la facture reçue.
A présent, en plus de la facture Odoo générée par la commande fournisseur, on recevra la facture du fournisseur sera également reçue directement dans Odoo. Cela créé donc un doublon. La facture reçue via Peppol demande un travail d'encodage car il faut assigner sur chaque ligne un article et un compte comptable.
Pour traiter le problème de doublon, sans pour autant se passer de la fonctionalité de génération de facture automatique. Nous proposons la solution suivante.
- Créer un journal comptable dédié pour recevoir les factures Odoo, et le spécifier dans la configuration Peppol (cf plus haut)
- Lorsque vous recevez une facture Peppol déjà générée via le flux d'achat
- télécharger les justificatifs (fichiers xml et pdf) et les joindre à la facture générée via le flux d'achat
- contrôler le montant de la facture générée via le flux d'achat sur base de la facture reçue via Peppol (comme vous le faite actuellement avec les factures reçues par mail).
- annuler la facture reçue via Peppol
- télécharger les justificatifs (fichiers xml et pdf) et les joindre à la facture générée via le flux d'achat
- Lorsque vous recevez une facture Peppol qui n'est pas lié au flux d'achat
- changer le journal pour la passer dans le journal de Facture Fournisseur habituel
- traiter la facture normalement.
Note : si deux factures Odoo ont la même référence, même si elles sont dans des journaux comptables différents, Odoo affichera un avertissement pour signaler le doublon.
FAQ
Est-ce que l'on peut envoyer une même facture deux fois via Peppol ?
Non. Ainsi, on ne peut pas annuler une facture envoyée pour la modifier et la renvoyer. Il faut faire une note de crédit pour l'annuler et en renvoyer une nouvelle. En théorie c'était déjà le cas mais maintenant ça devient pratiquement impossible.
Si un client dit ne pas avoir reçu la facture on peut lui renvoyer via courriel.
Est-ce que Odoo SA a accès à mes factures ?
Oui. Le fait d’utiliser le point d’accès gratuit d’Odoo signifie accepter que la société Odoo soit "traite" vos factures. Ce n'était pas le cas avant, seul Coop IT Easy étaient en contact avec vos données.
Voici la politique de confidentialité d'Odoo : https://www.odoo.com/fr_FR/privacy
Quel usage Odoo SA fait du numéro de téléphone fournit lors de l'inscription ?
Selon Odoo SA, Le numéro de téléphone est uniquement utilisé pour la vérification. Il est conservé tant que la connexion est active. Si une connexion est désactivée, elle est archivée sur nos serveurs mais le numéro de téléphone reste conservé.
Note : La vérification par numéro de téléphone a été retirée dans la version 18 d'Odoo.