Lettrer les paiements

Prérequis : le module account_reconcile_oca doit être installé.

Pour chaque entrée/sortie sur le compte bancaire, il faudra faire un “matching” (aussi appelé “lettrage” ou “réconciliation”) avec une pièce comptable dans Odoo.

Il est déconseillé d'encoder manuellement les paiements de factures fournisseurs depuis les factures elles-mêmes en cliquant "enregistrer un paiement". Dans ce cas, les factures liées aux paiements sont directement marquées "payées", avec génération d'écritures comptables à la clé. Les factures ne sont plus disponibles pour le lettrage, et il faut lettrer les paiements associés. C'est une pratique normalement bien gérée par Odoo, mais potentiellement source de confusion pour les comptables et les utilisateurs.

Lettrage manuel

Cliquer sur le bouton "Lettrer XX articles" dans la zone du journal de banque dans le tableau de bord :

L'écran de réconciliation est affiché. Il est très différent en version 16 par rapport aux versions antérieures. C'est un module de l'OCA qui permet d'avoir cette fonctionnalité, celle-ci n'étant plus disponible dans l'édition open source d'Odoo. Merci à l'OCA !

La liste de toutes les transactions bancaires du journal de banque se trouve dans la zone de gauche. On voit par défaut uniquement les écritures non lettrées. Pour voir les écritures déjà lettrées, il suffit de supprimer le filtre "Non lettré" affiché dans la barre de recherche en haut à droite.

Pour réaliser un lettrage, sélectionner la transaction bancaire à lettrer dans la zone de gauche. Elle s'affiche dans la zone centrale avec le détail du partenaire, la date, le libellé, le montant. Si Odoo reconnait le partenaire (client ou fournisseur), il sera affiché, sinon il indiquera "false".

Dans la zone du bas, dans l'onglet "lettrer", rechercher les opérations de contrepartie. Ici, une facture client qui était ouverte et qui a été payée par la transaction bancaire.

Cliquer sur le bouton "Lettrer" pour générer les écritures comptables correspondantes. La transaction disaparait de l'affichage et on peut passer à la suivante.

Marquer un lettrage pour vérification ultérieure

Si vous n'êtes pas sûr de vous lors d'un lettrage, vous pouvez cliquer sur le bouton "A VERIFIER" et demander à votre comptable de vérifier toutes les écritures en question.

Le statut "à vérifier" est affiché dans la liste des transactions sur la gauche.

Le comptable peut facilement retrouver via le Filtre > A vérifier toutes les transactions à contrôler et les marquer comme vérifiées grâce au bouton ad hoc.

Annuler un lettrage

Attention, cette opération n'est à faire que si la période comptable n'a pas encore été clôturée !

Retrouver la transaction bancaire dont le lettrage est erronée (en enlevant le filtre "Non lettrées" dans l'écran de lettrage).

Cliquer sur le bouton Délettrer.

Lettrage sans contrepartie (opération manuelle)

Si aucune facture ouverte n'existe dans votre comptabilité pour un mouvement bancaire, vous pouvez encoder directement l'écriture comptable. Cela peut avoir lieu en cas de paiement d'un loyer récurrent par exemple : aucune facture fournisseur n'est encodée pour cela (des OD peuvent être réalisées, à la préférence de votre comptable).

Cliquer sur l'onglet Opération manuelle et sélectionner  à la main le compte adéquat du plan comptable. Un partenaire peut être également sélectionné à cette étape, et un texte peut être ajouté dans la zone "Nom", qui sera repris dans le libellé de l'écriture comptable. Le Nom est en général repris sur base de la communication de la transaction bancaire.

Cliquer sur le bouton Valider.

Modèle de lettrage

Si certains lettrages se font directement sur des comptes généraux sans passer par des pièces comptables (compte courant TVA, …), vous pouvez configurer des modèles de lettrage de manière à ce qu’en 1 clic, le bon compte soit sélectionné.

Pour ce faire,

• Allez dans Facturation < Configuration < "Comptabilité" < Modèle de rapprochement

• Cliquez sur "Nouveau"
• Paramétrez vos modèles de lettrage en fonction de vos besoins

Il existe plusieurs types de modèles : 

• Bouton qui génère l'écriture de contrepartie : le bouton est disponible sur l'écran de lettrage, il faut cliquer dessus pour l'utiliser (manuel).
  • Exemple dans l'écran de lettrage : 

    

• Règle pour suggérer l'écriture de la contrepartie
  • Sur base de critères, le système va proposer d'emblée un lettrage (pas besoin de cliquer sur un bouton) et il suffira de le confirmer en cliquant sur Valider.
  • Il est même possible que la validation soit automatique en cochant la case "Validation automatique"

    

L'onglet "Association du partenaire" permet d'aider le système à détecter quel partenaire client/fournisseur utiliser sur base de textes dans le libellé (communication) de la transaction bancaire. 

 

• Règle pour rapprocher les factures clients/fournisseurs (à documenter).