Prérequis

Modules à installer

Le module à installer est l'application Notes de frais par Odoo S.A.

Droit d'accès

Dans la configuration des droits d'accès pour les utilisateurs, vous avez le choix dans l'application Note de Frais de disposer du statut "Gestionnaire" ou "Fonctionnaire".

Le "Gestionnaire" est la personne en charge de la gestion de vos notes de frais, il aura accès à l'entièreté des menus de l'application pour paramétrer les articles, approuver, valider les notes de frais, etc.

Le "Fonctionnaire" est la personne quoi souhaitera faire valider ses notes de frais, il n'aura accès qu'à ses notes de frais.

Afin que le gestionnaire ait accès à toutes les pages de l'application Note de Frais, il faut activer l’option “Montrer les fonctionnalités de comptabilité complètes” dans ses droits d'accès d'utilisateurs, similaire aux droits d'accès pour l'application Facturation.

Pour plus d'information sur les droits d'accès, cliquez ici.

Configuration des articles de notes de frais

Afin de faciliter la gestion des notes de frais, la première étape est de configurer les types de dépenses acceptées dans votre entreprise.

• Allez dans Frais < Configuration < "Articles de note de frais"
• Cliquez sur "Créer"

Voici quelques exemples de configuration :

• • Restaurant :

    • Coût : 0.00 (le coût du ticket sera enregistré sur chaque dépense).

  • Déplacement avec une voiture personnelle :

    • Coût : 0.30 (le prix du kilomètre remboursé par l’entreprise est fixe).

  • Hôtel :

    • Coût : 0.00 (le coût du ticket sera enregistré sur chaque dépense).

  • Autres :

    • Côut: 0.0

Lorsqu’une dépense spécifique est remboursée à un prix fixe, définissez un coût pour le produit. Sinon, maintenez le coût à 0,0 et les employés indiqueront le coût réel par dépense. (voir section, encoder une note de frais)

Ces articles de notes de frais faciliteront l'encodage des notes de frais et l'imputation comptable.