Configuration d'une nouvelle société (mode multisociété)
Odoo permet d'administrer différentes sociétés sur une même instance, c'est le mode multisociété.
Par défaut, seulement une société existe sous le nom de "My Company", que l'on renomme lors d'une implémentation. Ajouter des sociétés supplémentaire active automatiquement le mode multisociété.
Avant d'ajouter des sociétés, il faut définir une architecture pour la base de données partagée : les contacts, les articles seront-ils partagés ou segmentés ?
Avec Odoo standard, la comptabilité est forcément séparée entre sociétés. En revanche les articles et les contacts peuvent être partagés ou réservés, selon les besoins :
- Un objet partagé pourra être accessible par tous et toutes, mais toute personne y ayant accès en écriture sera susceptible de le modifier.
- Un objet réservé à une seule société ne pourra pas être visualisé ou utilisé d'aucune manière par les personnes n'ayant pas accès à cette société - il ne sera par exemple par possible d'agréger une liste de contacts trans-sociétés ou de sélectionner de tels clients dans le point de vente d'autres sociétés.
Ajouter une société
Créer une nouvelle société
Dans l'application Paramètres, ouvrir le menu "Utilisateurs et sociétés" et cliquer sur "Sociétés" :
- renseigner les données de la société
- le cas échéant, encoder la société mère (au sens de la hiérarchie Odoo entre sociétés)
Définir quels comptes utilisateur ont accès à la nouvelle créée
Ajouter les utilisateurs et utilisatrices limitées à la société en sélectionnant uniquement la nouvelle société sur leur fiche.
Ajouter la nouvelle société sur la fiche des utilisateurs existants qui doivent pouvoir gérer toutes les sociétés.
Définir un plan comptable pour la nouvelle société
Dans la configuration de la facturation, sélectionner le paquet de localisation, ce qui installera le plan comptable adéquat. Dans Odoo standard, la comptabilité est séparée entre chaque société, même si la société créée est enfant d'une société mère : il n'y a pas d'héritage du plan comptable (des fonctionnalités spécifiques existent, contacter le support de Coop IT Easy pour plus de détails).
Ajouter des contacts et des articles réservés à la nouvelle société
Les articles et les contacts partagés (sur lesquels on n'a configuré aucune société) seront automatiquement partagés avec la nouvelle société. Pour ajouter des contacts et des articles réservés, sélectionner la société sur ces objets.