Processus - Inscription de nouveaux membres dans Odoo [Schéma]

Processus

Le module Cooperators permet de gérer l’inscription de nouveaux membres dans Odoo.

Le workflow est le suivant. Le vert indique une opération faite automatiquement :

1. Demande

a. Enregistrement de la demande

Option 1 : le futur membre remplit un formulaire en ligne 

Option 2 : le gestionnaire de la coopérative encode manuellement

Option 2.1. : via le module Cooperators

Option 2.2. : via la fiche contact

b. Envoi d’un mail de confirmation au futur coopérateur

2. Validation

a. Validation de la demande par le gestionnaire de la coopérative 

b. Une demande de libération de capital est créée, avec le statut “Ouvert”

c. Si l’option “Créer un compte utilisateur” a été activée (voir la section dédiée à la configuration), un compte utilisateur est créé et une invitation à se connecter est envoyée par mail. Dans le cas d’une personne morale, c’est un compte lié à la personne morale qui est créé

d. Une fiche de contact est créé pour le futur membre, qui reçoit le statut de "candidat coopérateur"

e. Un email est envoyé au candidat coopérateur avec la demande de libération de capital et les instructions de paiement

3. Paiement

a. Enregistrement du paiement

Option 1 : si la comptabilité est gérée sur Odoo

1.1. sur base régulière, les relevés bancaires liés au compte bancaire doivent être importés dans Odoo (ou encodés manuellement) dans le module “Facturation”.  Cela permet de réconcilier les paiements reçus avec les demandes de libération de capital des candidats coopérateurs.

Option 2 : si la comptabilité n’est pas gérée dans Odoo, 

2.1. Enregistrement du paiement au niveau de la demande de libération de capital

b. Lettrage

Dans tous les cas, l’étape du “lettrage” permet de réconcilier les paiements reçus avec les candidats coopérateurs. 

c. le candidat coopérateur devient coopérateur

d. Envoi d’un certificat de coopérateur par email au coopérateur

Schéma récapitulatif

Limitations actuelles

Le système ne prend pas encore en charge les cas plus complexes où des personnes physiques prennent des parts à titre personnel et sont aussi des représentantes légales de personnes morales.