Envoi d'emails automatisés

Rappel pour venir aux shifts

Vous avez la possibilité d’envoyer un email à destination de tous les travailleur·euses (volants et réguliers) inscrits, en activant l'action automatique "Shift Summary".

Configuration < Technique < "Automatisation" < Actions planifiés

Il faut définir les paramètres suivants :

• Exécuter tous les X Jours : choisir tous les jours, tous les 7 jours, ou ce qui vous convient,
• Prochaine date d'exécution : choisir le jour et l'heure de la prochaine exécution dans le futur. Elle sera la référence pour l'exécution des prochaines fois.
• Code Python : (notice=1, period=7). Il est possible de modifier ces 2 paramètres.
  • notice : permet de définir le premier jour de shifts à envoyer par mail par rapport à "aujourd’hui" (aujourd'hui étant le jour d'envoi du mail).
  • period : cela permet de changer le nombre de jours couverts par le mail de rappel.
  • Par défaut, les paramètres sont : notice=1, period=7.

Exemples :

• Pour un envoi par semaine le dimanche soir, l'envoi informe les travailleurs inscrits du lundi au dimanche suivant :
  • Exécuter tous les 7 jours
  • notice = 1
  • period = 7
• Pour un envoi tous les jours, l'envoi informe les travailleurs inscrits le lendemain du jour d'envoi :
  • Exécuter tous les 1 jours
  • notice = 1
  • period = 1
• Pour un envoi tous les jours, l'envoi informe les travailleurs inscrits dans 3 jours :
  • Exécuter tous les 1 jour
  • notice = 3
  • period = 1

Feuille de présence non validée

• Activez la tâche "Check for non-validated sheets" si vous désirez recevoir un email chaque jour lorsqu’une feuille de présence n’a pas été validée la veille.

Le modèle d’email est "Non-validated sheet".

Absence

La feuille est validée et le·la travailleur·euse était absent·e. Le modèle d’email est "Shift Non-attendance". 

Lorsque la fiche est validée, cela envoie un e-mail aux travailleur·se·s qui n'étaient pas présent.e.s afin de les prévenir du nombre de compensations reçues, de leur statut et du nombre de shifts à rattraper. Si c’est le remplaçant qui est absent (c’est lui qui recevra la pénalité), c’est lui qui reçoit l’email.

Un CRON journalier permet d’indiquer au bureau des membres si des fiches n’ont pas été validées durant la journée. Celui-ci est déclenché à une heure du matin (UTC).

L’email du bureau des membres doit être renseigné sur le modèle d’email. 

• Allez dans le menu Configuration < Technique < "Courriel" < Modèles.
• Ouvrez le template "Shift non attendance".

• Remplissez le champ De du modèle d’email “Shift Non-attendance” avec l’adresse du bureau des membres, afin que les membres recoivent un email lorsqu’ils ne se présentent pas à un shift et que la feuille de présence est validée
• Remplissez les champs De et Pour du modèle d’email “Shift Non-attendance” avec l’adresse du bureau des membres si vous désirez recevoir un email chaque jour lorsqu’une feuille de présence n’a pas été validé la veille.