Configuration comptable des Point de Vente

Configuration

Configuration des comptes

 Remarque : Les comptes à définir sont à valider par le comptable (si la comptabilité est faite dans Odoo).  

Chaque configuration de compte comptable ci-dessous est surligné en couleur, et cette couleur est reprise dans les tableaux d'écritures comptables ci-dessous pour indiquer comment les configurations impactent les écritures.

Comptes de revenus

(exemple en Belgique : 70000X). 

Ce compte est défini sur catégories de produits. Il peut aussi être encodé individuellement par produit pour certains cas particuliers (pour le produit de Portefeuille client par exemple). 

Compte en suspens du mode de paiement

Défini dans : Point de vente>Configuration>Moyens de paiement

Compte utilisé comme compte en suspens lors de la création des lignes comptables pour les paiements bancaire (carte, etc.) (si mode de paiement lié à un journal de type Banque). L'écriture lors du paiement se fait sur ce compte d'attente, qui est spécifique au mode de paiement. Lors de l'import des relevés, une écriture est faite sur le compte de Banque et une contrepartie sur le compte d'attente du mode de paiement. 

Exemple de configuration en belgique : 57000X, X varie par mode de paiement. Par exemple 570002 Bancontact

Compte client intermédiaire

(Point de vente>Configuration>Moyens de paiement)

Compte client utilisé comme contrepartie du compte de produit dans les pièces comptables de ventes en PdV (écritures de paiement et écritures de ventes). Si il n'est pas spécifié, c'est le compte temporaire par défaut qui est défini sur la configuration de la caisse qui est utilisé.

Exemple de configuration en belgique : 400100 Client (POS)

Compte courant de TVA

Comptes courant de TVA définis sur les taxes. Sauf exception, on peut juste utiliser le compte par défaut défini dans le module de localisation.

Gestion des Espèces

Compte d'espèce

(Facturation>Configuration>Journaux, sur le journaux de type Espèces liés à des modes de paiements)

Compte utilisé sur la pièce comptable de paiement pour les paiements en espèce. Compte 5XX

Compte d'attente

(Facturation>Configuration>Journaux, sur le journaux de type Espèces liés à des modes de paiements)

 : compte où sont encodés les écarts de caisse à l'ouverture. 

Compte de profit/Compte de perte

(Facturation>Configuration>Journaux, sur le journaux de type Espèces liés à des modes de paiements)

Compte où sont encodés les écarts de caisse positifs/négatifs à la fermeture

Sur les Journaux de type Banques liés aux moyens de paiement par cartes

(Facturation>Configuration>Journaux)

• Compte bancaire : Compte ou seront postés les écritures de virement du fournisseur de paiement du compte bancaire. Elles seront réconciliées avec le compte en suspens lié au mode de paiement lors du lettrage des relevés. Ce champs n'a pas d'impact sur les écritures comptables générées par le PdV. 
  
  • Configuration conseillée : le même que le compte en suspens du mode de paiement. Par exemple (en belgique) : 570002 Bancontact 
    
• Compte d'attente :  Les mouvements bancaires seront comptabilisés sur le compte d'attente jusqu'au rapprochement définitif qui permettra de lettrer le mouvement sur le compte définitif. Ce champs n'a pas d'impact sur les écritures comptables générées par le PdV. 
  
• Dans l'onglet Paiement Sortants/Paiement entrants des Journaux, pour chaque moyen de paiement (payment.method), il y a des "Compte de paiement entrant/sortant en suspens" (ces colonnes ne sont pas affichées par défaut). Ce champs n'a pas d'impact sur les écritures comptables générées par le PdV, il est utilisé pour les pièces comptables des paiement encodés dans le backend sur les factures, voir Enregistrer un paiement directement sur une facture. 

Sur les paramètres généraux de facturation

 (Paramètres>Facturation>Comptes par défaut)

• Compte d'attente de la banque
  
• Compte de paiements entrants en suspens
  
• Compte de paiements sortants en suspens
  
• Compte de transfert interne -> pas d'impact sur le Point de vente

Configuration des journaux

Sur les moyens de paiements

(Point de vente>Configuration>Moyens de paiement)

Les moyens de paiement sont associés à des journaux dans Odoo. Ce sont dans ces journaux que seront postés les écritures de paiement associés au moyen de paiement. 

Dans les paramètres des Points de vente

Dans Point de vente>Configuration, sélectionner la caisse à configurer. Puis dans Comptabilité, on peut définir les journaux qui seront utilisés pour poster les écritures comptables

• Journal de Commande : écritures de ventes non facturées, écritures de fermeture de caisse
• Journal de Facture : factures client émises depuis le Point de Vente

Séparer les écritures comptables de paiement par client 

Par défaut, à la cloture comptable, les pièces comptables sont agrégées, les écritures comptables ne sont pas liées aux clients.

Dans Point de Vente>Configuration>Modes de paiement, si l'on coche "Diviser les transactions",les écritures comptables liées aux paiement seront divisées par client, et lié à la fiche contact dans Odoo. 

Écritures comptables générés par les ventes

Vente payée par carte

Prenons le cas d'une vente dans le point de vente. Le client paie avec une méthode de paiement de type Banque (par exemple par carte, bancontact) une commande de 3,63€. Le client ne demande pas de facture.

Dans l'écran de la session (Point de vente>Commandes>Sessions), on peut accéder aux paiements (1) et aux écritures comptables de la session (2). 

Les écritures comptables générées sont les suivantes :

1. une par type de TVA sur le compte de vente (7xx). Par exemple une ligne pour les ventes hors-taxe, une ligne pour les ventes à TVA de 21%. Si des comptes comptables spécifiques sont encodés sur les fiches produits ou les catégories de produits, cela fera des écritures comptables séparées. 
2. une écriture par type de TVA à payer (6%, 21%) sur le compte courant de TVA.
3. deux écritures sur le compte client (4xx) qui sont lettrées entre elles, la dette du client est directement annulée car il a payé en caisse
4. une écriture sur le compte associé au mode de paiement (5xx).  Il sera lettré lors de l'import des relevés associés au Bancontact dans la comptabilité.

A la clôture cela génère 2 pièces comptables

1. Écritures de vente, sur le journal Point de Vente

2. Écritures de paiements sur le journal Espèces

Exemple dans Odoo :

Vente payée en espèce

A la clôture cela génère 2 pièces comptables

1. Écritures de vente, sur le journal Point de Vente

2. Écritures de paiements sur le journal Espèces

Les deux écritures sur le compte client sont automatiquement lettrées, comme on peut le voir dans le screenshot ci-dessous (ils ont été lié via la référence de lettrage A452). 

Vente avec deux modes de paiement différents

A la clôture du PdB cela génère 3 pièces comptables

1. Écritures de vente, sur le journal Point de Vente

clôture qui reprend les écritures par compte et par mode de paiement

2. Écritures de paiements sur le Journal banque - Carte bancaire

3. Écritures de paiements sur le Journal Espèces

Vente d’un produit en POS avec émission de facture

Dans le cas d'une commande facturée, en plus des deux pièces comptables vues ci-dessus, deux autres pièces comptables sont émises :

• la facture, postée dans le journal de Factures Client (ou le journal de facture défini dans la configuration du POS)
• une pièce comptable qui transfère la dette du compte Client POS 400100 au compte Client 400000, afin de pouvoir lettrer la facture. Cette pièce est posté dans le journal du Point de vente. 

Écritures comptables à l'ouverture et la fermeture de la session

Si écarts à l’ouverture, 1 pièce comptable est créée sur le journal Espèces

Si écarts à la fermeture, 1 pièce comptable est créée sur le journal Espèces

Compte	Libellé	Débit	Crédit
530001 Espèces	Écart d'espèces observé lors du comptage (Perte) - fermeture	0,00 €	18,00 €
999001 Perte de change	Écart d'espèces observé lors du comptage (Perte) - fermeture	18,00 €	0,00 €

Réconciliation/lettrage des écritures de vente

Vente

Paiement

Lettrage du compte 4

Import des relevés bancaires, si la comptabilité est faite dans Odoo

Lettrage du compte 5

Sortie/entrée de cash en caisse

voir Sortir de l'argent de la caisse

Rappel des types de comptes comptables (dans le plan comptable belge) 

• Compte 7XX : compte de produit/de revenu. C'est sur ce compte que sont encodés les ventes. 
  
• Compte 4XX : comptes des tiers
  • 40X : compte des clients. C'est ici que sont encodées et réconciliées les dettes et créances des clients. 
    
  • 451 : compte de TVA
    
• Compte 5XX : compte financier comptes de transfert/comptes d'attente, notamment :
  • 54 : valeur échues à l'encaissement
    
  • 55 : Établissement de crédit
    
  • 56 : Office des chèques postaux
    
  • 57 : Caisses
    
  • 58 : virement internes/comptes de transferts
  • -> pas de compte 59 dans le plan comptable belge légal