Configuration comptable des Point de Vente

Configuration

Configuration des comptes

 Les comptes à définir sont à valider par le comptable (surtout si la comptabilité est faite dans Odoo).  

Chaque configuration de compte comptable ci-dessous est surligné en couleur, et cette couleur est reprise dans les tableaux d'écritures comptables ci-dessous pour indiquer comment les configurations impactent les écritures.

Comptes de revenus

Ce compte est défini sur catégories de produits. Il peut aussi être encodé individuellement par produit pour certains cas particuliers (pour le produit de Portefeuille client par exemple). 

Exemple de configuration en Belgique : 70000X

Compte de paiement en suspens

Ce compte est utilisé comme compte d'attente lors de la création des lignes comptables pour les paiements bancaires (moyens de paiement liés à un journal de type Banque). L'écriture lors du paiement se fait sur ce compte d'attente, qui est spécifique au moyen de paiement.

Lors de l'import des relevés, une écriture est faite sur le compte de Banque et une contrepartie sur le compte d'attente du moyen de paiement. 

• On peut définir ce compte de manière globale pour tous les moyens de paiement dans (Paramètres>Facturation>Comptes par défaut).
• On peut aussi le définir au niveau du moyen de paiement (Point de vente>Configuration>Moyens de paiement)

Exemple de configuration en Belgique : 55000X, X varie par moyen de paiement. 

Compte client intermédiaire du Point de vente

C'est le compte client utilisé comme contrepartie du compte de produit dans les pièces comptables de ventes en PdV (écritures de paiement et écritures de ventes). Si il n'est pas spécifié, c'est le compte temporaire par défaut qui est défini sur la configuration de la caisse qui est utilisé.

Ce compte est défini :

• soit par moyen de paiement dans Point de vente>Configuration>Moyens de paiement
• soit au niveau global dans Point de vente>Configuration>Configuration. Dans la section Comptabilité : "Compte temporaire par défaut". 

Exemple de configuration en Belgique : 400100 Client (POS)

Compte courant de TVA

Définis sur les taxes (Facturation>Configuration>Taxes). Sauf exception, on peut juste utiliser le compte par défaut défini dans le module de localisation.

Gestion des Espèces

Compte d'espèce

Compte utilisé sur la pièce comptable de paiement pour les paiements en espèce. Compte 5XX

(Défini dans Facturation>Configuration>Journaux, sur les journaux de type Espèces liés à des Moyens de paiements)

Compte d'attente

Compte où sont encodés les écarts de caisse à l'ouverture. 

(Défini dans Facturation>Configuration>Journaux, sur les journaux de type Espèces liés à des Moyens de paiements)

Compte de profit/Compte de perte

Compte où sont encodés les écarts de caisse positifs/négatifs à la fermeture

(Défini dans Facturation>Configuration>Journaux, sur les journaux de type Espèces liés à des Moyens de paiements)

Autres configurations

Définir les journaux liés aux moyens de paiements

(Défini dans Point de vente>Configuration>Moyens de paiement)

Chaque moyen de paiement est lié à un journal comptable. Les écritures comptables sont publiées dans le journal lié au moyen de paiement. 

Définir les journaux de ventes dans les paramètres des Points de vente

Dans Point de vente>Configuration, sélectionner la caisse à configurer. Puis dans Comptabilité, on peut définir les journaux qui seront utilisés pour poster les écritures comptables

• Journal de Commande : écritures de ventes non facturées, écritures de fermeture de caisse
• Journal de Facture : factures client émises depuis le Point de Vente

Séparer les écritures comptables de paiement par client 

Par défaut, à la cloture de la session, les pièces comptables de paiement sont agrégées par moyen de paiement.

Dans Point de Vente>Configuration>Moyens de paiement, si l'on coche "Diviser les transactions",les écritures comptables liés aux paiements seront divisées par client, et lié à la fiche contact dans Odoo. 

Écritures comptables générées par les ventes

Vente payée par carte

Prenons le cas d'une vente dans le point de vente. Le client paie avec une méthode de paiement de type Banque (par exemple par carte, bancontact) une commande de 3,63€. Le client ne demande pas de facture.

Dans l'écran de la session (Point de vente>Commandes>Sessions), on peut accéder aux paiements (1) et aux écritures comptables de la session (2). 

Les écritures comptables générées sont les suivantes :

1. une par type de TVA sur le compte de vente (7xx). Par exemple une ligne pour les ventes hors-taxe, une ligne pour les ventes à TVA de 21%. Si des comptes comptables spécifiques sont encodés sur les fiches produits ou les catégories de produits, cela fera des écritures comptables séparées. 
2. une écriture par type de TVA à payer (6%, 21%) sur le compte courant de TVA.
3. deux écritures sur le compte client (4xx) qui sont lettrées entre elles, la dette du client est directement annulée car il a payé en caisse
4. une écriture sur le compte associé au moyen de paiement en suspens (5xx).  Il sera lettré lors de l'import des relevés associés au Bancontact dans la comptabilité.

A la clôture cela génère 2 pièces comptables

1. Écritures de vente, sur le journal Point de Vente

2. Écritures de paiements sur le journal Espèces

Exemple dans Odoo :

Vente payée en espèce

A la clôture cela génère 2 pièces comptables

1. Écritures de vente, sur le journal Point de Vente

2. Écritures de paiements sur le journal Espèces

Vente avec deux Moyens de paiement différents

A la clôture du Point de vente cela génère 3 pièces comptables

1. Écritures de vente, sur le journal Point de Vente

2. Écritures de paiements sur le Journal banque - Carte bancaire

3. Écritures de paiements sur le Journal Espèces

Vente d’un produit en POS avec émission de facture

Dans le cas d'une commande facturée, en plus des deux pièces comptables vues ci-dessus, deux autres pièces comptables sont émises :

• la facture, postée dans le journal de Factures Client (ou le journal de facture défini dans la configuration du POS)
• une pièce comptable qui transfère la dette du compte Client POS 400100 au compte Client 400000, afin de pouvoir lettrer la facture. Cette pièce est posté dans le journal du Point de vente. 

1. La facture

2. Paiement client sur le journal de Banque

3. Écriture de vente, sur le journal du Point de vente

4. Écriture de paiement sur le journal Point de vente

Exemple dans Odoo :

Écritures comptables à l'ouverture et la fermeture de la session

Si écarts à l’ouverture, 1 pièce comptable est créée sur le journal Espèces

Si écarts à la fermeture, 1 pièce comptable est créée sur le journal Espèces

Compte	Libellé	Débit	Crédit
530001 Espèces	Écart d'espèces observé lors du comptage (Perte) - fermeture	0,00 €	18,00 €
999001 Perte de change	Écart d'espèces observé lors du comptage (Perte) - fermeture	18,00 €	0,00 €

Réconciliation/lettrage des écritures de vente

Vente

Paiement : Lettrage du Compte client intermédiaire du Point de vente

Import des relevés bancaires, si la comptabilité est faite dans Odoo : Lettrage du Compte en suspens du Moyen de paiement

Sortie/entrée de cash en caisse

voir Sortir de l'argent de la caisse

Rappel des types de comptes comptables (dans le plan comptable belge) 

• Compte 7XX : compte de produit/de revenu. C'est sur ce compte que sont encodés les ventes. 
  
• Compte 4XX : comptes des tiers
  • 40X : compte des clients. C'est ici que sont encodées et réconciliées les dettes et créances des clients. 
    
  • 451 : compte de TVA
    
• Compte 5XX : compte financier comptes de transfert/comptes d'attente, notamment :
  • 54 : valeur échues à l'encaissement
    
  • 55 : Établissement de crédit
    
  • 56 : Office des chèques postaux
    
  • 57 : Caisses
    
  • 58 : virement internes/comptes de transferts
  • -> pas de compte 59 dans le plan comptable belge légal