Facturation des abonnements
Achat d'un abonnement et création d'un contrat
Les abonnements sont commandés via l'e-commerce. Des bons de commande sont créés pour chaque nouvel abonnement.
Si l'abonnement est payé par domiciliation, les bons de commande seront automatiquement confirmés à la fin de la commande (grâce au module sepa_sale_order_autoconfirm).
La confirmation du bon de commande a entraîné l'envoi d'un mail automatique. Cela a également généré un contrat. Le bon de commande est marqué comme entièrement facturé car il sera facturé via le contrat.
Lorsqu'on utilise des frais de livraison, il reste une ligne dans le bon de commande lié à ce frais de livraison, qui elle n'est pas marquée comme facturé. Il faut ignorer cette ligne car elle sera également facturé via les contrats.
Pour en savoir plus sur les contrats, voir notre documentation à ce sujet. Voici néanmoins quelques explications :
Si on clique sur la ligne de contrat, on peut voir d'autres détails, notamment :
Le prix de l'abonnementLa durée de l'abonnement ("renouveler chaque" et "facturer tous les")La date de début de l'abonnement, la date de fin (cette date de fin n'en est pas vraiment une car le contrat est en renouvellement automatique).L'avis d'échéance de 1 mois est un fonctionnement purement interne, la ligne va passer de "En cours" à "A renouveler", mais aucune communication sera faite au client.
Création des commandes par le contrat
La nuit suivant la création du contrat, un programme automatique va créer un bon de commande lié au contrat. La commande apparaitra via ce bouton-ci :
Cette case sur le bon de commande nous signale qu'il a été créé par un contrat
Lors de la confirmation du contrat, les frais de port devraient être automatiquement ajoutés (grâce au module sale_order_auto_carrier), en se basant sur l'adresse de livraison.
L'adresse de livraison est determinée ici par rapport à la fiche contact du client. Ainsi si le client change d'adresse de livraison après la création du contrat, elle sera mise à jour dans ses futures factures et les frais de livraison seront adaptés.
Facturation
Jusqu'ici, aucune intervention humaine n'a été nécessaire. Voici maintenant la procédure pour facturer les nouveaux abonnements et les abonnements renouvelés.
Dans la vue liste des bons de commande, on applique le filtre SO à livrer (cf la page de configuration). On sélectionne toutes les commandes. Puis on clique sur Action>Action groupée et dans on clique sur Confirmer.
Puis on confirme les livraisons : Action>Transférer les commandes. Cela affiche tous les bons de livraisons créés par les commandes.
Selectionner les lignes, puis cliquer sur "Vérifier la disponibilité", puis Action>Valider.
On revient aux bons de commande, on réapplique le filtre "SO à facturer", puis Action >Créer les facture. On confirme : "Créer et afficher les factures".
Les factures s'affichent, on les sélectionnent, puis on les valide : Action>Comptabiliser les écritures.
Puis on les ajoute à un ordre de paiement.
Si l'on obtient l'erreur suivante, c'est qu'au moins une facture à un mode de paiement qui n'est pas un prélèvement SEPA. On peut la trouver en faisant "Grouper par"> Mode de paiement
Cela nous redirige vers un nouvel ordre de paiement. Une fois que les champs obligatoire sont bien remplis (le Journal de banque notamment), on peut cliquer sur Confirmer le paiement, puis Générer un fichier de paiement.
On peut enfin télécharger le fichier pour l'importer dans son application bancaire.
Attention, si sur l'ordre de paiement, on clique sur "Fichier téléchargé avec succès", des écritures comptables seront générées et les factures seront marquées comme payées. Ce comportement n'est pas forcément souhaitable. Le cas échéant, mieux vaut ne pas cliquer sur ce bouton et enregistrer les paiements lors du futur import de relevés. 