Fonctionnement du système des shifts bénévoles - Aperçu

L'application Gestion des shifts bénévoles permet d'organiser des contributions bénévoles à l'aide d'un planning régulier et d'un agenda quotidien, avec la possibilité de comptabiliser les présences et un système de compensations des absences. Les bénévoles peuvent également accéder aux informations concernant leur travail sur le portail en ligne.

Le système des shifts a été développé pour répondre aux besoins de supermarchés coopératifs sur le modèle "Food Coop", où les bénévoles travaillent une fois toutes les 4 semaines, en échange de quoi ils ou elles bénéficient du droit de faire leurs courses dans le magasin. Le système peut s'appliquer à d'autres types de fonctionnements et à d'autres contreparties.

Les travailleurs et travailleuses bénévoles

A partir d'une fiche contact Odoo, une personne peut être ajoutée au système des shifts.

Dans le cas où l'application Cooperators n'est pas installée :

• librement en cochant "Worker/Eater" sur la fiche contact et en sélectionnant "Worker and Eater" dans le champ "Mangeur/Travailleur" :

Dans le cas où l'application Cooperators est installée :

• automatiquement via le flux Cooperators (les membres effectifs ayant souscrit une part donnant accès aux shifts)
• ou manuellement, en cochant la case "force worker" sur la fiche contact (le module cooperator_worker_force doit être installé)

Régimes de travail

Une fois incluses dans le système des shifts, les bénévoles peuvent être inscrit·es à un des trois régimes :

• régime régulier
• régime volant
• régime d'exemption de travail.

Les régulièr·es doivent être également inscrites à un créneau régulier (voir plus bas).

Statuts des bénévoles

Une fois le régime choisi, les bénévoles tombent automatiquement sous un des statuts prévus, initiallement le statut à jour. Le statut indique si la personne est à jour dans ses shifts, et (le cas échéant) si elle bénéficie de l'accès au magasin pour sa contribution.

Le système des shifts peut aussi être utilisé sans contrôle des absences et sans "statuts" pour les bénévoles.

Statut	Explication	Actif·ve comme bénévole ?	Peut accéder au magasin ?
A jour	statut par défaut	oui	oui
Alerte	période d'avertissement	oui	oui
Extension	période d'avertissement supplémentaire, activable sur demande	oui	oui
Suspendu·e	sanction temporaire	oui	non
Dispense	exemption de travail temporaire	non	oui
Gelé·e	sortie temporaire du système des shifts, gel des pénalités	non	non
Pause	congé de durée déterminée	non	non
Démission	pour les bénévoles quittant la structure	non	non

Si l'on désire appliquer un suivi des présences et des compensations pour les absences, alors la présence ou l'absence aux shifts déterminera le statut des personnes. Certains statuts sont prévus pour les membres actifs, d'autres pour les membres qui ne participent temporairement pas. Certains statuts donnent accès au magasin (droit de faire ses courses, ou autre ristourne obtenue en échange des contributions des bénévoles), d'autres prévoient une sanction (perte temporaire de l'accès au magasin, par exemple).

Le système des shifts

Le module shift permet d'utiliser les fonctionnalités de base.

Les shifts

Dans Odoo, les shifts sont de petites cartes qui représentent une contribution bénévole ponctuelle : une personne un jour particulier à une heure donnée (heure de début + heure de fin). En plus de ces informations, le shift correspond aussi à :

• un type de tâche
• un·e supercoop (ou responsable d'équipe)
• pour les bénévoles régulier·es : un shift peut être un shift régulier, ou bien un shift de compensation
• pour les bénévoles régulier·es, en cas d'échange de shift : le nom d'un·e bénévole remplaçant·e
• si l'on utilise le mécanisme de solidarité : un shift peut être un shift normal ou un shift de solidarité

Le planning des créneaux

Les créneaux réguliers sont les modèles des shifts. Le planning régulier couvre typiquement une période de quatre semaines A, B, C, D, et se répète tous les 28 jours. Les bénévoles régulier·es peuvent être inscrit·es à un ou plusieurs créneaux, correspondant chacun à un type de tâche et un créneau horaire précis. Un créneau de 3 places, dont 2 bénévoles régulier·es, générera tous les 28 jours 2 shifts associés aux deux inscrit·es, et 1 place libre, à laquelle pourra être inscrit·e un·e volant·e.

Les shifts sont générés périodiquement, par exemple un "shift de semaine A, lundi 14h". Inévitablement, un shift régulier se décale dans le mois calendrier - il n'est pas possible de gérer la récurrence "shift du premier lundi du mois".

Le suivi des présences

Le module shift_attendance peut être installé pour suivre les présences et les absences des bénévoles.

Les feuilles de présence

La "feuille de présence" est une liste générée peu avant le début d'un shift et reprenant les noms des bénévoles inscrit·es à ce shift. Il est possible d'indiquer, pour chaque personne, si elle est présente ou non. Il est également possible d'ajouter des noms de bénévoles qui ne se seraient pas inscrit·es à l'avance.

Les statuts et les compensations

Le module shift_worker_statuts introduit les statuts et les compteurs des bénévoles. Les statuts décrits ci-dessus évoluent selon les présences ou absences aux shifts. Dans le système, une absence peut donner lieu à zéro compensation, un rattrapage (une compensation) ou un rattrapage assorti d'une pénalité (deux compensations). Le nombre de compensation encourru dépend de la polique mise en place dans la structure (la valeur par défaut peut être modifiée) et peut être décidée lors de l'encodage de la feuille de présence.

Une absence non excusée fait en principe passer du statut "à jour" au statut "alerte". Par la suite, en fonction du nombre de compensations à faire, la présence à ces shifts fera repasser "à jour".

Les compteurs de shifts

Les changements de statuts sont gouvernés par les compteurs de shifts : ceux-ci comptabilisent les shifts à ratrapper. La mécanique des compteurs de shifts est différente pour les régulier·es et les volant·es, et est expliquée plus en détails ici.

Le portail

Le module shift_portal permet aux bénévoles de gérer leurs shifts via un espace personnel. Ceci permet notamment de visualiser ses shifts passés et futurs, ainsi que les créneaux réguliers libres et les prochains shifts libres. Si on le désire, il est possible de laisser les bénévoles s'inscrire à des shifts volants ou à des compensations en ligne, voire accéder aux fonctionnalités supplémentaires d'échanges de shifts et de solidarité.