Portefeuille client

Le portefeuille client (customer wallet) est un compte d'avance, permettant de créditer les clientes et clients d'une somme à dépenser. C'est une méthode de paiement prépayée que les clients peuvent utiliser par exemple à la caisse.

• Permet aux clients de payer des achats via leur portefeuille client (crédit prépayé).
• Permet les recharges du portefeuille par virement des clients eux-mêmes ou d'un organisme externe.
  
• Permet la recharge du portefeuille directement par les clients à la caisse, si désiré.

Configuration du portefeuille client

Modules à installer

Pour le back-end (disponible aussi en v16) :

• account_customer_wallet pour avoir la fonctionnalité de base, avec le solde du portefeuille affiché sur les contacts.
  

Pour le point de vente (pas encore disponible en v16) :

• pos_customer_wallet : adaptation du pos pour afficher le solde.
  
• pos_refresh_customer : mise à jour automatique des données du client lors de la sélection du client (permet de mettre à jour le solde du portefeuille client au cours de la session de vente, y compris la synchronisation entre les sessions de vente, sauf pendant que le point de vente fonctionne hors ligne en l'absence de connexion internet)
• pos_customer_wallet_partner_is_user  : ajout d'une case sur la fiche du client pour indiquer qu'il est un utilisateur du mécanisme de portefeuille client. Si cette case est cochée, le client verra sur son ticket de caisse le solde restant de son portefeuille après chaque achat en caisse.
  

Pour le portail (disponible aussi en v16) :

• portal_customer_wallet : affichage du solde et des dépenses mensuelles sur le portail

Droits d'accès

Assurez-vous que le comte utilisateur utilisé pour la configuration est ajouté au groupe de droits "montrer les fonctionnalités de comptabilité complètes".

Objets indispensables à créer au préalable

• Un compte du plan comptable dédié exclusivement aux écritures du portefeuille client. Le solde du portefeuille pour un client sera calculé (crédit moins débit) à partir de toutes les écritures existant sur ce compte comptable associées à ce client. A titre d'exemple, des clients utilisent les codes comptable :
  
  • 4**** pour la France et la Belgique (Exemple pour la France : compte 4197 "Clients créditeurs - autres avoirs" du plan comptable français, Exemple pour la Belgique : 426000)
    
  • 2*** pour la Suisse
• Choisissez le type passif circulant / passif à court terme

Validez avec votre comptable que le compte doit bien être du type passif circulant / passif à court terme, et quel code utiliser.

• Un journal comptable (en v12, une méthode de paiement) "portefeuille client", associé à ce compte comptable. La méthode de paiement doit être de type "Journal de Compte Client". Il est conseillé de choisir le type "Banque".
  • En v16 : Dans l'onglet Paiements entrants, rensigner le compte créé ci-dessus comme compte des paiements entrants en suspens. Idem dans l'onglet Paiements sortants

Le champ "Minimum Wallet Amount" indique la limite en-dessous de laquelle le compte client ne peut pas aller. Si c'est 0, cela veut dire que toute vente en caisse sera bloquée à l'étape du paiement si le solde client passe en négatif.

Attention, sans les comptes de paiement entrants et sortants en suspens (ou, en v12, les comptes de crédit et débit par défaut), la configuration est mauvaise et le portefeuille client ne sera pas crédité ou débité correctement. 

• • En v12, dans l'onglet "Pièces comptables", encoder de même le compte créé comme "compte de débit par défaut" et "compte de crédit par défaut"

Ajoutez le journal ainsi créé comme mode de paiement dans la configuration du point de vente, afin de pouvoir la sélectionner en caisse.

• Pour pouvoir encaisser des prépaiements en caisse, il faut aussi configurer un produit "Crédit de compte client" (ou à nommer selon votre besoin) avec les caractéristiques suivantes :
  • Case "crédit de compte client" cochée
  • Type d'article : service
  • Taxe à la vente : laisser vide
  • Catégories : Divers (ou toute catégorie qui vous semble pertinente)
  • Disponible dans le point de vente (onglet Ventes)
  • Onglet comptabilité : comptes de revenus et comptes de dépenses ==> indiquer le compte général créé ci-dessus.

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Activer le portefeuille client

• Renseigner le compte comptable à utiliser pour le portefeuille client dans la configuration de la Facturation/Comptabilité, dans la partie "Paiements client".

• Ajouter la méthode de paiement "portefeuille client" dans la configuration de chaque caisse où l'on veut pouvoir l'utiliser.

Recharge du portefeuille client

Le solde du portefeuille client est visible sur chaque fiche contact dans l'onglet "Ventes et Achats"

Recharge par virement individuel sans facture

Depuis l'écran de lettrage du relevé bancaire, créer manuellement une contre-partie au nom du client bénéficiaire en choisissant le compte comptable du portefeuille client. En cliquant "lettrer", le portefeuille client sera rechargé.

Recharges avec facture

Facultatif : créer un produit de recharge et un compte comptable d'attente

Cette étape est conseillée mais il est possible de faire sans.

• On peut utiliser un compte comptable d'attente pour que l'émission des factures ne crédite pas immédiatement le portefeuille des clients. Il faudra alors faire une opération diverse pour créditer le portefeuille client du bénéficiaire au moment souhaité.
• On peut créer au préalable un article "Recharge du portefeuille" lié au compte comptable adéquat (c'est-à-dire le compte d'attente, si on ne veut pas créditer immédiatement le portefeuille client).

Le type comptable du compte utilisé doit permettre de le sélectionner comme compte de revenus sur l'article facturé.

Emission de la facture de recharge

Créer une facture client pour le montant souhaité et la valider. Vérifier que le compte comptable est le bon.

La facture pourra être lettrée lorsque le paiement sera reçu et sera alors marquée payée comme d'habitude.

Opération diverse de recharge

Si on utilise un compte d'attente, pour attribuer l'argent au portefeuille client, il faut créer une pièce comptable. Le journal à utiliser sera celui des opérations diverses ou un autre journal spécifique, validé par votre comptable.

• Débiter le compte d'attente
• Créditer le compte du portefeuille avec le bon montant associé au nom du client

L'écriture sur le compte du portefeuille client doit impérativement être liée au contact bénéficiaire

Recharges en caisse

Prérequis : l'article de crédit de compte client doit avoir été créé et configuré comme indiqué ci-dessus.

Dans le point de vente,

• sélectionner le client (c'est important pour charger le portefeuille de la bonne personne)
• rechercher l'article "crédit de compte client" et indiquer la quantité de crédits achetés (1 crédit = 1 €)
• le client peut payer cet achat de manière classique (suite du processus de vente en caisse).

Il est aussi possible de faire des achats et recharger son portefeuille client dans la foulée : par exemple j'achète pour 47,05€ et je paie un total de 50€ pour recharger la différence sur le compte client (2,95€). Pour ce scénario, la méthode de paiement doit être configurée au préalable (cf. section suivante concernant l'utilisation en point de vente du portefeuille).

• sélectionner le client (c'est important pour charger le portefeuille de la bonne personne)
• encoder les achats normalement et passer à l'écran de paiement
• sélectionner le moyen de paiement choisi par le client (carte, liquide) et saisir le total donné par le client (50€ dans notre exemple)
• Odoo calcule la différence à rendre au client (2,95€)
• Sélectionner le moyen de paiement "compte client"
• Valider

Utilisation en point de vente du portefeuille

Tout d'abord, s'assurer que la méthode de paiement portefeuille client a été ajoutée dans la configuration des caisses où elle est requise.

Sur l'écran de paiement du point de vente, s'affiche le solde du portefeuille du client sélectionné.

A la validation du paiement, la valeur du solde est mise à jour localement dans la session de vente, ainsi que dans le back-end (sauf coupure internet). De plus, si l'on a installé le module pos_refresh_customer et sauf coupure internet, le solde du client sera synchronisé entre les différentes sessions de vente et mis à jour lors de la sélection du client.

Selon la configuration du montant minimal accepté (au niveau du journal, cf. supra), la vente sera bloquée à l'écran de paiement si le montant dépassé le solde client : 

 

Le solde du portefeuille client est affiché sur le ticket de caisse si le client est identifié comme utilisateur du portefeuille client.

Vérifications automatiques

• Il n'est pas possible d'utiliser la méthode de paiement si aucun client n'est sélectionné.
• Il n'est pas possible de valider un paiement si le solde n'est pas suffisant.

Recherche des contacts utilisateurs

Pour vérifier l'historique des transactions liées au portefeuille client pour une personne en particulier, il suffit de faire une recherche avec le nom de cette personne dans les écritures comptables sur le compte du portefeuille client.

Pour identifier tous les contacts qui ont un solde non nul sur leur portefeuille client, un filtre a été ajouté dans le module Contacts :

Information portefeuille client sur le portail

Le module portal_customer_wallet affiche le solde du portefeuille client sur le portail, ainsi que le total dépensé via le portefeuille client par mois.